Правила оплаты проезда
Согласно статье 325 Трудового кодекса РФ, лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также на оплату стоимости провоза багажа.
Как отмечает в письме от 18.06.13 № 03-04-05/22782, хотя статья 217 НК РФ напрямую и не освобождает подобные компенсации от обложения НДФЛ, необходимо учитывать решения судебных органов, предусматривающие освобождение от обложения налогом на доходы указанных выплат.
Следовательно, с оплаты (компенсации) проезда в пределах территории Российской Федерации к месту проведения отпуска и обратно работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, НДФЛ не удерживается. Аналогичной точки зрения придерживались и в более ранних письмах (письма от 13.08.12 № 03-04-06/1-239, от 05.04.11 № 03-04-05/6-224, от 05.08.10 № 03-04-06/6-164).
Если работник отдыхает за границей
Однако в последнее время все больше наших соотечественников отправляются на отдых за границу. И здесь возникает - следует ли оплачивать проезд в данной ситуации и как быть с НДФЛ?
Нужно ли оплачивать проезд
Ответ на первый вопрос можно легко найти в пункте 10 Правил компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 12.06.08 № 455.
Здесь указано, что в случае использования работником организации отпуска за пределами Российской Федерации компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом производится до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции.
НДФЛ при оплате работнику проезда
На основании вышесказанного можно сделать вывод, что в случае проведения работником отпуска за пределами Российской Федерации НДФЛ не будут облагаться суммы оплаты организацией стоимости проезда работника до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции. Аналогичного мнения придерживается:
- финансовое ведомство придерживается аналогичной точки зрения (письма от 18.06.13 № 03-04-05/22782, от 24.05.13 № 03-04-05/18850, от 03.11.10 № 03-04-06/6-263);
- суды (постановления ФАС Московского от 23.07.09 № КА-А40/7049-09, Западно-Сибирского от 19.05.08 № Ф04-3002/2008(5047-А81-25), от 20.08.08 № Ф04-1476/2008(9543-А81-41), Ф04-1476/2008(9237-А81-41), Восточно-Сибирского от 18.07.07 № А33-16906/06-Ф02-4440/07 округов).
Однако ситуации, когда работник сначала доезжает до границы РФ и только затем отправляется в государство, возникают крайне редко. Чаще всего сотрудники отправляются на зарубежный отдых сразу из места жительства либо с пересадкой в крупных мегаполисах. Как рассчитать необлагаемую НДФЛ сумму оплаты проезда в данной ситуации?
Как отмечают финансисты, в данной ситуации необходимо получить у транспортной компании (перевозчика) справку, в которой будет отдельно указана стоимость перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета). И именно эта указанная перевозчиками сумма и не будет облагать НДФЛ, а вот оставшаяся стоимость проезда по территории иностранного государства будет облагаться налогом в общеустановленном порядке.
Подтверждают такую позицию и арбитры. Так, в постановлении ФАС Московского округа от 04.03.11 № КА-А40/17007-10;2 судьи признали необоснованным доначисление НДФЛ на оплату проезда работников к месту отдыха за пределами РФ, поскольку работодатель компенсировал проезд в пределах территории РФ на основании информации, представленной транспортными организациями.
Отметим, что ранее Минфин придерживался иной точки зрения, говоря о том, что оплата работнику стоимости авиабилета до пункта назначения в иностранном государстве не подпадает под действие пункта 3 статьи 217 НК РФ и облагается НДФЛ в полном объеме (письма от 16.09.05 № 03-05-01-04/274, от 09.12.04 № 03-05-01-04/104).
Екатерина Чиркова,
налоговый консультант
НДФЛ (или подоходный налог) представляет собой «зарплатный» налог, потому что одним из аспектов его удержания является выплаченный работодателем доход. С другой стороны, любой иной доход физлица, не связанный с получением заработной платы, также может подлежать налогообложению. Рассмотрим далее, что является объектом обложения НДФЛ, а что им не может быть по закону.
О том, какие изменения произошли в исчислении и уплате НДФЛ, вы узнаете из нашей статьи «Основные зарплатные налоги в 2017 году» .
Каков объект налогообложения НДФЛ
Объект по НДФЛ возникает по условиям, определенным ст. 209 НК РФ.
Подробнее об этом - в материале «Что является объектом налогообложения НДФЛ (нюансы)?» .
Основными операциями, формирующими объект, признаются:
- Получение дивидендов и процентов. При этом следует обратить внимание, как облагается доход от участия при выходе из общества одного из учредителей.
Указанная ситуация рассмотрена в материалах «Доля вышедшего из ООО участника распределена в пользу оставшихся: что с НДФЛ?» и «Распределенная доля в ООО - облагаемый доход оставшихся участников» .
- Арендные отношения.
Читайте об этом в статье «Аренда у ”физика” — с неотделимых улучшений нужно посчитать НДФЛ» .
- Выплата некоторых видов пенсий.
О том, какие пенсии подлежат налогообложению, вы узнаете из публикации «Облагается ли пенсия подоходным налогом (нюансы)?» .
- Компенсации, осуществленные в рамках трудовых контрактов.
О том, с каких платежей, производимых работодателем в пользу сотрудников, следует удержать налог, идет речь в материалах Аренда жилья для работников облагается НДФЛ и взносами» и «Компенсации на спорт: НДФЛ, взносы, прибыль» .
Важным условием при определении объекта налогообложения признается наличие или отсутствие обоснования его возникновения. Наличие корректно оформленных документов зачастую позволяет избежать исчисления налога.
Подобнее эта ситуация рассмотрена в статье « Возникает ли экономическая выгода в командировках?» .
При этом иногда возможность неудержания НДФЛ можно доказать в суде.
Как это происходит на практике, рассмотрено в материале «Подотчетник подтвердил расходы документами от несуществующей фирмы. Нужно ли удержать НДФЛ?» .
Когда не возникает объекта налогообложения НДФЛ
Основные операции, не подлежащие налогообложению, перечислены в ст. 217 НК РФ.
Подробнее о том, что не признается налоговым объектом, читайте в материале «Доходы, не подлежащие налогообложению НДФЛ (2016-2017)» .
В целом можно выделить следующие операции, когда НДФЛ платить не нужно:
- компенсация питания сотрудникам, если выполнено условие, обозначенное в нашем материале «Когда со стоимости питания можно не платить НДФЛ» ;
- если участнику вернули его собственные деньги, ранее направленные на увеличение УК (подобная ситуация рассмотрена в статье «Платить ли НДФЛ с возврата учредителю допвклада?» ) ;
- если отказались взыскивать с работника ущерб («Простили работнику недостачу: платить ли НДФЛ и взносы?» ).
Информация по объектам, учитываемым и не учитываемым в расчете налога, отражается в регистрах налогового учета.
Об особенности составления такого документа читайте в материале «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?» .
С учетом данных указанного регистра осуществляется расчет налоговой базы.
Читайте об этом в статье «Порядок определения налоговой базы по НДФЛ» .
В этом материале мы сделали лишь некоторые акценты на основных вопросах, связанных с определением объекта налогообложения по НДФЛ. Хотите быть в курсе всех тонкостей? Следите за обновлением нашей рубрики «Объект налогообложения» и вы получите много полезной и актуальной информации.
Мы будем рады вашим вопросам. Задавайте их на ,
По мнению Минфина России, если работник уехал в командировку в выходной день, то стоимость оплаты его проезда НДФЛ не облагается (). Рассмотрим нюансы обложения налогом на доходы физлиц и взносами компенсации проезда сотрудников в различных ситуациях с учетом разъяснений чиновников.
Е.К. Воронцова, аудитор
По мнению Минфина России, если работник уехал в командировку в выходной день, то стоимость оплаты его проезда НДФЛ не облагается (письмо от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687). Рассмотрим нюансы обложения налогом на доходы физлиц и взносами компенсации проезда сотрудников в различных ситуациях с учетом разъяснений чиновников.
Оплата проезда в командировку
Служебная командировка - это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). Следовательно, срок командировки определяет работодатель. При этом сотруднику гарантируется возмещение расходов, связанных с командировкой (ст. 167 Трудового кодекса РФ). Рассмотрим порядок обложения НДФЛ и взносами расходов на проезд командированного работника.
Налог на доходы физлиц
При оплате работодателем сотруднику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в его облагаемый доход не включаются целевые расходы на проезд до места назначения и обратно. При этом факт их совершения должен быть подтвержден документально (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Если работник уехал и вернулся в рабочий день, вопросов не возникает. А нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты проезда, если работник остался в месте командирования, используя выходные дни? Или же если он выехал к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки?
По мнению чиновников, налог начислять не нужно, поскольку оплата работодателем проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды. Разумеется, при условии, что работник провел выходные в месте командирования с разрешения руководителя учреждения (письмо от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687).
Страховые взносы
Все выплаты в пользу работников, совершенные в рамках трудовых отношений, облагаются страховыми взносами (ст. 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Исключение составляют только выплаты, перечисленные в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Среди них названа и оплата работодателем целевых расходов работнику на проезд до места командирования и обратно. Совершение таких трат должно быть подтверждено документально (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Следовательно, по аналогии с НДФЛ оплата проезда работнику не облагается взносами, даже если он с разрешения руководителя прибыл к месту командировки раньше или задержался в нем.
Оплата проезда до работы
Некоторые учреждения могут возмещать работникам оплату проезда от их места жительства до места работы и обратно на общественном транспорте. Или же арендовать транспорт для них. Рассмотрим, возникает ли в этом случае необходимость уплаты НДФЛ и взносов.
Налог на доходы физлиц
По-мнению чиновников, необходимость удержать налог зависит от того, имеют ли работники возможность добираться до места работы самостоятельно. Если у сотрудников такая возможность есть, то оплата проезда будет считаться их доходом в натуральной форме (ст. 211 Налогового кодекса РФ).
Другое дело - если они не могут добраться до работы самостоятельно на общественном транспорте. Например, доставка работников обусловлена удаленностью местонахождения учреждения от маршрутов общественного транспорта. Тогда суммы оплаты учреждением проезда работников по договору с транспортной организацией не считаются их экономической выгодой (доходом). Поэтому НДФЛ с этой суммы не исчисляется (письмо Минфина России от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715).
Страховые взносы
В перечне необлагаемых взносами выплат (ст. 9 Закона № 212-ФЗ) выплаты в виде возмещения оплаты стоимости проезда работников от места жительства до места работы и обратно не указаны. Следовательно, они облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Важно запомнить
Оплата ежедневного проезда до места работы и обратно не облагается НДФЛ только в том случае, когда у работников нет возможности добираться на общественном транспорте.
Подскажите, необходимо ли удерживать НДФЛ с оплаты работнику проезда к месту проведения отпуска и если да то с какого периода.
Ответ
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, обязаны компенсировать проезд к месту отдыха, суммы которых не облагаются НДФЛ.
Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и учесть стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно
НДФЛ и страховые взносы
Компенсация расходов сотрудников на проезд к месту использования отпуска и обратно не облагается:
- НДФЛ ();
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование ();
- взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний ().
Данные правила действуют независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация. Важно, чтобы компенсация таких расходов была предусмотрена внутренними документами организации.
Что касается компенсации расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно членам семьи сотрудника, то она не облагается:
- НДФЛ - в отношении только неработающих членов семьи ( , письма Минфина России , );
- страховыми взносами - в отношении любых членов семьи. Это связано с тем, что такие компенсации выплачиваются гражданам, не состоящим с организацией в трудовых отношениях ( , ).
Размер, порядок и условия оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам и членам их семей ограничены внутренними документами организации. То есть такие выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами:
- в размерах, установленных трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
- в рамках той (но не реже чем один раз в два года), которая установлена трудовыми или коллективными договорами, Положением об отпусках и т. п.;
- при наличии документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы. Состав подтверждающих документов законодательством не определен, поэтому в коллективном (трудовом) договоре организации необходимо установить перечень документов, которые должен представить сотрудник для получения компенсации. Если сотрудник не представил подтверждающие документы, с суммы компенсации будет необходимо удержать НДФЛ.
В отношении НДФЛ аналогичные выводы подтверждены письмами Минфина России , (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ).
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ, начислить страховые взносы на оплату проезда сотрудника к месту проведения отпуска (за границу) и обратно. Организация расположена в районе Крайнего Севера
Да, нужно. Но только на стоимость проезда за пределами территории России. Исключение - когда сотрудник летит в отпуск самолетом. В этой ситуации для целей страховых взносов действуют особые требования.
НДФЛ
Компенсация в виде оплаты проезда в размере, установленном внутренними документами организации, и с учетом ограничений, установленных законодательством, не облагается НДФЛ ().
Эта льгота распространяется только на оплату проезда по территории России. Поэтому независимо от места проведения отпуска сотрудником (на территории России или за ее пределами) от обложения НДФЛ освобождается только та часть компенсации, которая относится к стоимости проезда по российской территории.
Со стоимости проезда (перелета) от места пересечения границы России к месту проведения отпуска за границей и обратно, к границе России, нужно удержать НДФЛ. Такой вывод подтверждается письмами Минфина России и .
Для целей НДФЛ в действующем законодательстве не уточняется, что является местом пересечения границы России. Поэтому при проезде поездом НДФЛ не нужно удерживать со стоимости проезда по всей территории России.
В случае с авиаперелетом не облагается НДФЛ стоимость поездки до российского аэропорта, ближайшего к месту пересечения границы России. Даже если на самом деле сотрудник .
Обязанность по оплате проезда сотрудников к месту использования отпуска и обратно, установленная Трудового кодекса РФ, распространяется на все организации, расположенные в .
При этом коммерческая организация - работодатель самостоятельно устанавливает порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций во внутренних документах: и (или) договорах, Положении об отпусках и т. п. Такой вывод следует из статьи 325 Трудового кодекса РФ.
При этом факт проезда сотрудника к месту отдыха и обратно (в т. ч. с остановкой по пути следования в нескольких населенных пунктах) должен быть документально подтвержден. В пределах этих затрат и выплачивается компенсация.
Возможность освобождения компенсационных выплат от обложения НДФЛ и страховыми взносами ограничена. Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами только компенсации, начисленные в соответствии с законодательством РФ ( , ). Из буквального толкования статьи 325 Трудового кодекса РФ следует, что оплата стоимости проезда производится только к одному месту использования отпуска и обратно. То есть если сотрудник проводит время своего отпуска в нескольких местах отдыха, то от обложения НДФЛ и страховыми взносами можно освободить компенсацию проезда только до одного места отдыха и обратно. Если организация (в соответствии со своими внутренними документами) оплачивает расходы по проезду к нескольким местам отдыха, то такая выплата не считается компенсационной и должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.
Следует отметить, что на пути следования к месту отдыха и обратно сотрудник может останавливаться в другом городе по объективным причинам (например, из-за особенностей расположения маршрутов транспорта или из-за задержки транспорта). В таком случае оплата расходов на проезд к месту отдыха и обратно (включая проезд до транзитного населенного пункта) признается компенсационной выплатой. С ее суммы также не нужно удерживать (начислять) НДФЛ и страховые взносы ( ,
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с компенсации расходов на проезд сотрудника к месту проведения отпуска и обратно. Организация не расположена в районе Крайнего Севера (приравненных к нему местностях), но в данном регионе установлены надбавка и районный коэффициент
Да, нужно.
От НДФЛ освобождаются, в частности, законодательно установленные компенсационные выплаты ().районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях . Причем даже в том случае, если в местностях, где они находятся, введены процентная надбавка и районный коэффициент за особые климатические условия. То есть организация, которая находится в регионе, не относящемся к Крайнему Северу (приравненным местностям), оплачивать проезд сотрудников к месту проведения отпуска и обратно не обязана. Аналогичные выводы есть в , утвержденном Президиумом Верховного суда РФ 3 июля 2013 г.
Таким образом, в рассматриваемой ситуации оплата проезда сотрудников к месту проведения отпуска не может считаться законодательно установленной компенсационной выплатой. А раз так, то под действие положений статьи 217 Налогового кодекса РФ она не подпадает и должна облагаться НДФЛ на общих основаниях.