Каков порядок направления работников в командировку? В каких размерах возмещаются ? Как отчитаться о произведенных расходах? Как определяется срок командировки? Какие коды видов расходов и КОСГУ применяются в отношении командировочных расходов и как они отражаются в учете?
Командировочные расходы возникают почти в каждом образовательном учреждении. Поэтому изменения в порядке назначения и выплаты этих расходов вызывают большой интерес среди специалистов кадровых и бухгалтерских служб. Стоит заметить, что в 2015 году было отменено командировочное удостоверение, а также изменился порядок установления размеров возмещения командировочных расходов в государственных (муниципальных) учреждениях. В этом году введены новшества, связанные с применением в отношении командировочных расходов кодов бюджетной классификации. В статье рассмотрим правила назначения, выплаты и учета командировочных расходов в свете последних изменений.
Направление работника в командировку
В соответствии со ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).
Стоит отметить, что в командировку могут быть направлены сотрудники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Документальное оформление направления работника в командировку. Согласно п. 3 Положения № 749 работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя. Иными словами, оформляется приказ о направлении работника в командировку. Для этого образовательные учреждения могут воспользоваться формой 0301022 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.02.2004 № 1, либо разработать форму приказа самостоятельно с включением в нее всех обязательных реквизитов.
Оформление каких-либо иных документов при направлении работника в командировку теперь не требуется. Напомним, что ранее составляемые командировочное удостоверение и служебное задание с 08.01.2015 отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Несмотря на это, многие учреждения не торопятся исключать указанные документы из своего документооборота, ссылаясь на удобство и привычность их применения. И они имеют на это право при условии, что формы командировочного удостоверения и служебного задания закреплены локальными актами этих учреждений.
Также теперь необязательно регистрировать работников, выбывших в командировку (прибывших лиц, направленных в командировку другими учреждениями). Соответствующий порядок и формы учета командированных работников утратили силу .
Выдача аванса командируемому сотруднику. Работнику, направленному в командировку, выдается денежный аванс на оплату расходов на проезд и наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения № 749). Способы получения такого аванса могут быть различны:
Обратите внимание
Выдача аванса (в том числе на оплату командировочных расходов) осуществляется на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).
Размеры возмещения командировочных расходов
В соответствии со ст. 167, 168 ТК РФ, п. 11 Положения № 749 работнику, направленному в служебную командировку, гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение следующих расходов, связанных со служебной командировкой:
- расходов на проезд;
- расходов на наем жилого помещения;
- дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.
Размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются теперь строго в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ. Данной статьей предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам, заключившим о работе в государственных (муниципальных) учреждениях, определяются:
- нормативными правовыми актами Правительства РФ в отношении работников федеральных государственных учреждений;
- нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ в отношении работников государственных учреждений субъектов РФ;
- нормативными правовыми актами органов местного самоуправления в отношении работников муниципальных учреждений.
Таким образом, теперь учреждения не вправе самостоятельно устанавливать размеры возмещения командировочных расходов в коллективных договорах или локальных нормативных актах.
Приведем в таблице размеры возмещения командировочных расходов, которыми необходимо руководствоваться федеральным государственным учреждениям при направлении своих работников в служебные командировки на территории РФ. Данные размеры установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 (далее – Постановление № 729).
| Командировочные расходы |
Размер возмещения расходов |
|---|---|
Суточные |
100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке |
Расходы на наем жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) |
В размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки |
Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) |
В размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:
|
Расходы, превышающие размеры, установленные Постановлением № 729, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с разрешения или с ведома работодателя) возмещаются федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения (п. 3 Постановления № 729).
При направлении работников в служебную командировку на территории иностранных государств возмещение командировочных расходов работникам федеральных государственных учреждений осуществляется в следующем порядке:
- суточные в иностранной валюте возмещаются в размерах, установленных в приложении 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2005 № 812;
- расходы на наем жилого помещения возмещаются с учетом предельных норм, установленных в приложении к Приказу Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н.
Представление авансового отчета по возращении из командировки
В соответствии с п. 26 Положения № 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Начиная с 2015 года такой отчет составляется форме 0504505, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Приложенные к авансовому отчету документы нумеруются командируемым лицом в порядке их записи в отчете.
Отчет о выполненной работе в командировке теперь не представляется. Такая обязанность исключена Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 (п. 26 Положения № 749).
Определение срока командировки
Необходимость определения фактического срока нахождения работника в командировке возникает, например, для расчета суммы возмещения суточных. Напомним, ранее основанием для установления срока пребывания в командировке являлись отметки о выбытии (прибытии) командируемого сотрудника, проставляемые в командировочном удостоверении. С отменой такого удостоверения, принципиально изменился подход к определению фактического срока командировки.
При направлении работника в командировку ее продолжительность устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения № 749).
Фактический срок пребывания работника в командировке согласно п. 7 Положения № 749 определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.
В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). По мнению ФНС, данные положения могут быть применимы также для любых иных ситуаций, при которых проезд не сопровождается оформлением проездных документов (например, при направлении работника в командировку транспортом лица, осуществляющего автотранспортные услуги на основании соответствующего договора) (Письмо от 24.11.2015 № СД-4-3/20427).
В случае отсутствия проездных документов работник подтверждает фактический срок пребывания в командировке документами о найме жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085.
При отсутствии проездных документов, документов о найме жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет служебную записку и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места командировки).
При подсчете времени нахождения работника в командировке следует учитывать, что днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 4 Положения № 749).
Применение кодов ВР и КОСГУ в отношении командировочных расходов
С 2016 года государственные (муниципальные) учреждения в целях обеспечения сопоставимости показателей при планировании и исполнении бюджетов обязаны вести аналитику планируемых и начисляемых расходов по кодам видов расходов (далее – код ВР), а не как раньше – по кодам КОСГУ (классификации операций сектора государственного управления). В то же время в целях ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и составления бухгалтерской (бюджетной) отчетности детализация расходов по КОСГУ сохраняется. Получается, что теперь учреждению необходимо вести аналитику расходов одновременно и по кодам ВР и по кодам КОСГУ.
Следует отметить, что порядок отнесения командировочных расходов на соответствующие коды КОСГУ в 2016 изменился по сравнению с 2015 годом.
Рассмотрим в таблице, на какие коды ВР и КОСГУ следует относить командировочные расходы в 2016 году в соответствии с обновленными Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.
| Наименование командировочных расходов |
Код КОСГУ |
|
|---|---|---|
Выплаты и компенсации работникам командировочных расходов:
|
||
Оплата приобретения билетов для проезда к месту командировки и обратно для командируемых работников по договорам (контрактам) |
||
Оплата найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) |
К сведению
В бухгалтерском (бюджетном) учете код ВР проставляется в 15 – 17-м разрядах номера счета, а код КОСГУ в 25 – 26-м разрядах номера счета.
Бухгалтерский учет командировочных расходов
При ведении бухгалтерского (бюджетного) учета государственные (муниципальные) учреждения руководствуются Инструкцией № 157н, а также:
- казенные учреждения – Инструкцией по применению плана счетов бюджетного учета, утвержденной Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н;
- бюджетные учреждения – Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н (далее – Инструкция № 174н);
- автономные учреждения – Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденной Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н (далее – Инструкция № 183н).
Отметим, что на сайте Минфина размещены Приказы Минфина от 31.12.2015 № 227н «О внесении изменений в Инструкцию № 174н» и № 228н «О внесении изменений в Инструкцию № 183н». Данные приказы еще находятся на регистрации в Минюсте, но уже известно, что предлагаемые ими изменения следует учитывать с 1 января 2016 года.
| Казенные учреждения |
Бюджетные учреждения |
Автономные учреждения |
|||
|---|---|---|---|---|---|
Выдача денежного аванса на оплату командировочных расходов из кассы |
|||||
Обеспечение командированного сотрудника денежными средствами, выданными с использованием банковской карты учреждения, предназначенной для расчетов с подотчетными лицами |
|||||
Выдача аванса для оплаты командировочных расходов на «зарплатную» карту работника |
|||||
Принятие к учету суммы произведенных командировочных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету |
|||||
Возврат неиспользованного аванса, полученного для оплаты командировочных расходов, в кассу учреждения |
|||||
Возврат неиспользованного аванса на банковскую карту учреждения, предназначенную для расчетов с подотчетными лицами, через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств |
|||||
Пример
Сотрудник образовательного бюджетного учреждения отправлен в командировку на территории России на 5 суток. Для оплаты командировочных расходов за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, ему выдан аванс в размере 5 000 руб. Аванс перечислен на банковскую карту, открытую учреждением для обеспечения наличными денежными средствами и осуществления отдельных операций. По возвращении из командировки работник оформил авансовый отчет с приложением документов на проезд, которые подтверждают срок нахождения его в командировке в течение 5 суток (суточные – 500 руб.), а также произведенные расходы на проезд в сумме 2 000 руб. Кроме этого, к авансовому отчету приложены документы о проживании в гостинице на сумму 2 450 руб. Неиспользованный остаток аванса в размере 50 руб. внесен на банковскую карту через банкомат. Согласно учетной политике учреждения командировочные расходы включаются в себестоимость оказываемых услуг в составе накладных расходов.
В бухгалтерском учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:
Наименование операции
Сумма, руб.
Перечисление аванса на оплату командировочных расходов на банковскую карту
Получение работником аванса через банкомат с использованием банковской карты
Приняты к учету произведенные работником командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета
(500 + 2 000 + 2 450) руб.
Возвращен остаток неиспользованного аванса на банковскую карту
Проанализировав последние новшества, связанные с оформлением служебных командировок, а также возмещением командировочных расходов, выделим следующие моменты:
1) процесс документального оформления командировок значительно упростился. При направлении работника в командировку достаточно издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя. Оформлять служебное задание и командировочное удостоверение теперь необязательно. Также работник вправе не составлять по возращении из командировки отчет о проделанной работе. По окончании командировки необходимо представить лишь авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы;
2) возмещение командировочных расходов осуществляется в размерах, установленных постановлениями правительства РФ, а также нормативными актами государственных органов субъектов РФ, органом местного самоуправления. Учреждения не вправе самостоятельно устанавливать локальными актами размеры возмещения командировочных расходов;
3) выдачу работникам аванса на оплату командировочных расходов, а также их компенсацию следует производить по коду ВР – 112 и единому коду КОСГУ – 212. В связи с этим в бухгалтерском учете для отражения расчетов с работниками по возмещению командировочных расходов применяется счет 0 208 12 000.
Приказ Минтруда РФ от 17.09.2015 № 646н «О признании утратившим силу приказа Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 сентября 2009 г. № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».
Правила обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), утв. Приказом Казначейства РФ от 30.06.2014 № 10н.
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Направление сотрудников в командировку регулируется Постановлением Минфина от 13.10.2008 г. № 749. В соответствии с этим документом суточными признаются выплаты компенсаций, определенные в коллективном договоре предприятия, на которые сотрудник не должен представлять подтверждающие документы и включающие расходы на питание, проезд, проживание и другие затраты работника.
Денежный размер суточных определяется компанией самостоятельно на основании заключенного коллективного договора и может фиксироваться в учетной политике фирмы, трудовых договорах. Для целей бухгалтерского учета не существует предельных размеров данных компенсаций.
Для налогового учета определены нормы суточных в следующем размере:
- При командировках по России - не более 700 рублей в день на одного человека;
- При командировках на территорию иностранного государства – не более 2500 рублей на одного человека.
Организация имеет право устанавливать суточные в размерах больше данных нормативов. Тогда она на эти суммы превышения не сможет снижать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Также эти денежные средства должны быть включены в доход работника, и с них нужно удержать НДФЛ.
Началом командировки считается дата отбытия работника с работы к месту назначения. При этом, если в подтверждающих документах проставляется время, то срок служебной поездки начинает исчисляться в этот день до 0-00 часов.
В противном случае – днем начала командировки считаются следующие сутки. При определении периода командировки необходимо помнить, что он включает не только рабочие дни, но праздничные и выходные, дни прибывания в пути, вынужденные остановки, периоды временной нетрудоспособности, которая наступила во время командировки.
Пример: Сотрудник направился на самолете в командировку в понедельник в 10.00 из г.Москва в г.Санкт-Петербург, вернулся в вторник в 0.10, получается, что это уже следующие сутки и суточные необходимо заплатить за 2-е суток – за понедельник и вторник.
Командировка может быть прервана на основании приказа об отзыве работника из командировки, который составляется в произвольной форме, и должен обязательно содержать информацию о его причине.
В этом случае суточные должны быть начислены только за время фактического нахождения в служебной поездке. Остаток денежных средств работник должен вернуть предприятию. Если возникнет необходимость направить его опять в командировку, то все документы нужно оформлять заново.
Суточные в 2018 году по России
На начало 2016 года никакие изменения в отношение размеров суточных не были приняты.
В августе 2015 года законодатели заговорили об внесении поправок в действующее положение в отношении суточных расходов, которое бы исключило само понятие «суточные» применительно к служебным поездкам на территории России.
Законопроект предлагал расширить перечень расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей в командировке, которые предприятие имело право в соответствии с ТК РФ компенсировать. Казалось бы, это просто смена формулировок. Да все не так просто.
Читайте также:
Как заключить трудовой договор по совместительству
В момент выдачи суточных в иностранной валюте, пересчитанная их сумма в рублях может быть меньше 2500 рублей, а при возвращении и представлении соответствующих документов – ее превышать. И наоборот.
Суточные при однодневных командировках
Работодатель исходя из целесообразности может принять решение о ежедневном возвращении работника из служебной поездки к месту жительства. При этом он должен учитывать характер задания, расстояние, транспортную составляющую, наличие у работника времени отдыха. Это командировка на один день. Суточные работнику по таким поездкам не начисляются.
Верховный арбитражный суд на основании ТК РФ, а также Министерство финансов России в нескольких своих письмах определили, что организация имеет право компенсировать расходы связанные с проездом, питанием, телефонными переговорами и другие расходы, возникающие у работника, при направлении его в однодневную командировку.
На все затраты работника по выполнению им своих трудовых функций во время такой служебной поездки, которые компенсируются работодателем, необходимо наличие подтверждающих документов. Они в полном объеме, без ограничения (при условии, что они экономически обоснованы), включаются в расходы, уменьшаемые налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Если документы отсутствуют, и компания компенсировала эти затраты на основании ст. 217 НК РФ, они, как и, суточные в определенных пределах (700 рублей по России и 2500 рублей за границей) не образуют доход у сотрудника организации. В противном случае необходимо удержать НДФЛ с сумм превышения установленного размера.
Не является командировками работа сотрудников с разъездным графиком или в пути.
Документы для подтверждения суточных
С 2015 года при отправлении сотрудника в командировку фирма может не использовать командировочное удостоверение. В этом случае для подтверждения срока командировки и определения общей суммы суточных используются документы по найму жилья, проездные, иные документы, которые работник представляет после возвращения из командировки. При их отсутствии может быть в качестве учтена служебная записка работника о сроке пребывания, содержащая отметку принимающей стороной, и переданная им в бухгалтерию.
Суточные командировочные – одна из выплат, привлекающая многих сотрудников, часто посещающих разного рода командировки. Ведь эта своеобразная материальная помощь позволяет не тратить в поездке свои деньги, а некоторые, особо экономные, умудряются даже и сэкономить суточные, чтобы получить прибавку к зарплате. И, соответственно, какие будут командировочные расходы в 2016 году, интересует достаточно большое количество человек.
Что входит в понятие командировочные расходы
Для более полного понятия, как именно все должно происходить, нужно разобраться, что из себя представляет командировка по служебной необходимости. Согласно Трудовому кодексу России под данным понятием имеют в виду определенного рода выезд работника за пределы его места проживания, чтоб решить и выполнить ряд служебных задач.
Если человек едет в командировку – это значит, что работодатель на себя берет ряд обязательств, как то: оплату проезда, проживания работника в месте командировки. То есть бухгалтерия обязательно должна возместить работнику эти траты. В большей части случаев суточные предоставляют заранее, опираясь на тот уровень цен, которые действовали на то время, когда работник находился в отъезде.
Такие траты часто имеют и второе название - суточные. Для получения таких денег сотрудник должен понимать, что нужно понимать под таким термином. Ведь придется и документы специальные собрать, и бумаги подготовить.
Итак, в суточные командировочные расходы в 2016 году, согласно законодательству, будут входить:
- стоимость проезда к месту командировки и билеты на обратный путь;
- стоимость съема жилья на месте временной работы;
- суточные (т.е. карманные средства работника, которые ему потребуются на разные нужды, например, оплату связи);
- оформление различного рода документов: это и заказ и оформление паспортов, виз и иных документов, например, если планируется заграничная поездка.
Оплата командировочных расходов сотрудника будет производиться только тогда, когда они целевые и подтверждены всеми необходимыми бумагами – чеками, специального рода документами и т.д. Размер суточных командировочных устанавливается на каждом предприятии по своим нормам, что определяется нормами компании, статуса командированного сотрудника, важности командировки и многих других параметров.
Какие расценки на суточные в России сегодня действуют
Максимальный суточный размер командировочных расходов на 2016 год в России установлен в размере 700 рублей . Но это правило актуально только для государственных компаний, которые восполняют такого рода расходы работнику по сути бюджетными средствами. Частные компании, как правило, могут самостоятельно регулировать такие расходы и назначать сумму больше, чем это прописано в законе. Поинтересоваться тем, какой размер суточных командировочных предусмотрен в вашей компании, можно в собственном трудовом договоре, если он предусматривает назначение таких расходов, либо в коллективном договоре, который регулирует такие расходы для всех сотрудников компании без исключений.
Командировочные расходы за границу 2016 года не могут быть выше 2500 рублей . Но это опять-таки для государственных компаний. Частные могут определять свои расценки.
Правда при назначении собственных значений стоит понимать, что если суммы будут превышать те, что установлены законодательно, на те деньги, что будут выданы сверх нормы, придется уплатить налог размером 13%. Как и любой иной налог.
Минимальный размер командировочных расходов в России в 2016 году законодательно не ограничен. Это берет свое начало более 10 лет назад с момента устранения данной формулировки из Трудового кодекса. Однако бухгалтерам необходимо иметь какие-либо ориентиры, и сегодня за основу приняты средние значения следующего характера:
- при поездке в командировку в рамках своего региона суточные составляют от 200 до 300 рублей;
- в другие регионы страны – 500 рублей;
- поездка заграницу по минимуму обойдется для предприятия в 1000 рублей.
Какие документы требуются для отчета по командировке
Норма возмещения командировочных расходов 2016 года, как и ранее, требует правильного оформления документов. Без этого получить все средства не получится.
Итак, нужно с самого начала, чтобы опубликовали соответствующий приказ, в котором прописывается и обосновывается необходимость отправки сотрудника в командировку. Далее определяется размер необходимых ему суточных расходов, а также иных трат, которые вполне могут проявиться в данной поездке.
После работнику выдается специальное командировочное удостоверение, которое позволяет ему документально доказывать, что он на работе. Сам сотрудник должен по окончании своей поездки предоставить в бухгалтерию следующие документы:
- чеки на покупки;
- документы, удостоверяющие траты того или иного характера, которые были указаны в отчете.
Но бухгалтерам необходимо понимать, что в случае, когда сотрудник снял себе гостиницу, в которой включено трехразовое питание, бухгалтерия может ему не оплачивать все излишества сверх нормы, т.к. ему уже были выделены средства на еду.
Какие особенности есть у суточных командировочных, которые начисляют при поездке за границу
Суточный размер командировочных расходов 2016 года при поездке за рубеж имеет ряд определенных отличий от тех, что применяются по России . Так, например, отличается порядок предоставления документов. Например, для возмещения расходов за съем жилья обязательно нужно предоставить и специальную отметку в свой загранпаспорт, что имело место пересечение границы дважды.
Чтобы получить возмещение за своих расходы за рубежом, стоит помнить и об особенностях валютных операций. Окончательный расчет с сотрудником будет осуществляться по курсу валют в рублевом эквиваленте. При этом курс будет использоваться тот, что действовал на момент дат служебной поездки сотрудника.
Можно ли получать суточные на карту
Сегодня активно рассматривается закон, по которому оплата суточных может происходить при помощи распространенных карт оплаты – MasterCard и Visa. Считается, что такой способ позволит упростить и сами расчеты, и работу бухгалтерии в целом. Кроме того, если будет принято решение о внедрении собственной платежной системы, такой проект оптимально в нее впишется.
Бухгалтерам часто приходится рассчитывать командировочные. По каким правилам следует производить расчет суточных при командировках в 2016 году, читайте в статье
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК). К таковым относятся:
- суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном локальным нормативным актом вашей организации;
- расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси;
- расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки;
- другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя. Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, расходы на упаковку багажа, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходы на оформление визы при загранкомандировках.
Размер суточных при командировках в 2016 году
Размер суточных в командировке в 2016 году по России и за границу устанавливается в локальном нормативном акте организации (ст. 168 ТК РФ, п. п. 11, 16 Положения о командировках).
Для заграничных командировок суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):
- за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;
- за день въезда в РФ - по нормам для командировок по РФ.
При однодневных командировках по РФсуточные не выплачиваются (п. 11 Положения о командировках); в другие страны - выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу (п. 20 Положения о командировках).
Приказ об установлении суточных при командировках в 2016 году. Образец
Нормы суточных в командировке 2016 по НДФЛ
Компания вправе установить любой размер суточных при командировках в 2016 году - как по России, так и зарубеж. Однако, рассчитывая с суточных в 2016 году НДФЛ, необходимо учитывать определеные правила. А именно: не нужно начислять НДФЛ, если размер суточных при командировках в 2016 году не превышает:
- 700 руб. в день - при командировке по России;
- 2500 руб. в день - при загранкомандировке.
Соответственно, если в организации суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ.
Выплата командировочных расходов в 2016 году
Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути (п. 11 Положения о командировках).
Количество дней командировки определяется по проездным документам. Если же работник едет в командировку на личном или служебном автомобиле, то оно определяется по служебной записке, которую он должен представить по возвращении.
Если проездных документов нет, то срок пребывания работника в командировке могут подтвердить или документы по найму жилья в месте командировки или служебная записка о сроке пребывания в месте командировки.
Расчет командировочных в 2016 году с примерами
Сотрудник вылетает в командировку на самолете. Аэропорт находится в 45 минутах езды от города, в котором работает сотрудник. Время вылета самолета - 0 часов 35 минут 20 февраля. Время прилета обратно - 23 часа 35 минут 23 февраля.
Согласно купленному билету регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета.
Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, сотрудник должен выехать из города не позднее 23 часов 10 минут. В этом случае первым днем командировки, за который сотруднику положены суточные, следует считать 19 февраля.
Последним днем командировки является 24 февраля. Несмотря на то, что самолет прибыл 23 февраля, при начислении суточных нужно учесть время, необходимое для проезда от аэропорта до города. Таким образом, сотрудник имеет право получить суточные за шесть дней - с 19 по 24 февраля включительно.
Документальное оформление суточных при командировках в 2016 году
Документально подтверждать, на что конкретно сотрудник потратил суточные, не нужно. Размер суточных с целью списания командировочных расходов подтвердят документы, которые вы оформили при направлении работника в командировку в поездку. Например, приказ о направлении в командировку (письма Минфина России от 24.11.2009 № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 № 3-2-09/362).
Расчет суточных подтвердите например, бухгалтерской справкой. Такой документ обоснует размер выплаченных суточных в случае налоговой проверки (письмо УФНС России по г. Москве от 08.08. 2008 № 28-11/074505).
Бухгалтерская справка по расчету суточных за апрель 2016 года. Образец
|
Ф. И. О. |
Табельный |
Реквизиты |
Дата |
Дата окончания |
Норма |
Расчет |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Кондратьев А.С. |
700 руб. × |
||||||