Бухгалтерская информационная система (бис) - это система, в которой информационный процесс бухгалтерского учета автоматизирован за счет применения специальных методов обработки данных, использующих комплексы технических средств в целях получения информации, необходимой специалистам для выполнения функций управленческого и финансового учета.
Бухгалтерская информационная система как составляющая часть корпоративной системы предприятия содержит 3 основных компонента: информация, средства, методы и способы переработки информации и персонал.
БИС включает функциональную и обеспечивающую часть.
Функциональная - задачи учета;
обеспечивающая - достижение поставленных функциональной частью целей.
Пользователи бухгалтерской информации: внешние и внутренние.
Свойства бухгалтерской информации:
1. Достоверность.
2. Значимость.
3. Однозначность восприятия теми, кто готовит информацию и теми, кто ее использует.
4. Сравнимость.
5. Полнота.
6. Большие объемы
7. Многократное повторение циклов получения и обработки информации;
8. Длительное хранение результатов информации.
Особенность компьютерной формы ведения бухгалтерского учета.
самостоятельно
Жизненный цикл бухгалтерской информационной системы.
С точки зрения пользователя, бис проходит три основные стадии:
1. Выбор или создание бухгалтерской информационной системы;
2. Ввод бухгалтерской информационной системы в эксплуатацию.
3. Эксплуатация системы в отчетном периоде.
1. Выбор бухгалтерской информационной системы:
1) Выбор из типовых тиражированных программ;
относительно невысокая стоимость;
много лиц знает программу.
сложный этап настройки системы на нужды конкретного пользователя.
2) Создание индивидуальной программы;
Все наоборот, да.
Высокая стоимость и мало лиц знает программу.
3) Приобретение бухгалтерского конструктора (программы, имеющие средства настройки)
1) Установка системы на компьютер.
2) Внутренний аудит, проверка правильности ведения учета в организации в целях подтверждения правильности выбранной учетной политики.
3) Начальная настройка системы. - требует выполнения следующих работ:
Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации;
Настройка параметров;
Ввод остатков по синтетическим и аналитическим остаткам. Все справочники подразделяются на системные и пользовательские. Системные используются разработчиками для поддержания функционирования системы в целом. Это, например, справочники с информацией о бд системы, групп пользователей и т.д. Самое главное, что в отличие от пользовательских справочников, элементы не могут быть ни удалены, ни изменены, а справочники пользовательские и настраиваются и модифицируются бухгалтером для своей работы.
Это справочник констант, план счетов, справочники подразделений предприятия, сотрудников предприятия, контрагентов и так далее.
По целевому назначению и выполняемым функциям справочники объектов аналитического учета, который является одной из частью объектов бухгалтерского учета, подразделяются на виды:
1. Справочники объектов натурального учета (активы предприятия)
Справочники ТМЦ; Справочники ОС; Справочники НМА; Справочники ЦБ
2. Справочники объектов учета. (справочники сторонних организаций ЮЛ, ФЛ, справочник персонала)
3. Справочники оснований взаиморасчетов. (справочники договоров, партий поставок и так далее)
4. Справочники структурных подразделений
5. Прочее (справочники статей затрат, валют, единиц измерения и т.д.)
В зависимости от процедур обработки:
1. Справочники, по каждой позиции которых ведется учет остатков в стоимостном, а может и в количественном выражении.
2. Справочники, позции которых не участвуют в расчете сальдо и оборотов счетов, но позволяют быстро производить поиск и группировку данных. (видов документов, операций и т.д.)
3. Справочники, позиции которых содержат информационно-текстовую информацию (адреса, содержание хозяйственных операций и т.д.)
Бухгалтерский учет (бухучет) представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации о состоянии имущества, обязательствах и капитале организации в денежном выражении и их изменениях путем сплошного и непрерывного документального отражения всех хозяйственных операций. Основной задачей бухучета является формирование полной и достоверной информации (бухгалтерской отчетности) о деятельности организации и ее имущественном положении.
Система ведения бухучета в Российской Федерации включает в себя следующие пункты.
- 1. План счетов бухгалтерского учета: утвержден Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н (в ред. от 8 ноября 2010 г.).
- 2. Систему налогообложения:
- 2.1. Для организаций существуют следующие варианты систем налогообложения: 1) общая система налогообложения (налог на прибыль организаций начисляется в соответствии с гл. 25 НК РФ); 2) упрощенная система налогообложения (гл. 26.2 НК РФ); 3) система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (гл. 26.3 НК РФ; например ветеринарные услуги, службы быта и т.д.).
- 2.2. Для индивидуальных предпринимателей: 1) общая система налогообложения (НДФЛ, Приказ Минфина РФ от 13.08.2002 № 86н/БГ-3- 04/430; 2) упрощенная система налогообложения (гл. 26.2 НК РФ);
- 3) система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (гл. 26.3 НК РФ); 4) упрощенная система налогообложения на основе патента (ст. 346.25.1 НК РФ).
Рациональная организация финансов - один из важнейших факторов успешной финансово-хозяйственной деятельности предприятия, от которой зависит его жизнеспособность. Бухучет и финансовый анализ позволяют оценить финансовое состояние предприятия, структуру его активов и пассивов, скорость оборота капитала, доходность использования средств, а также получить целостную картину формирования и использования финансовых ресурсов предприятия. Анализ финансового состояния предприятия является неотъемлемой частью управленческого учета.
Бухгалтерские информационные системы обеспечивают автоматизацию бухучета и финансовой отчетности. Модули финансового анализа в том или ином виде входят в информационные системы управления предприятиями и многие бухгалтерские системы, ориентированные на средние и крупные предприятия.
Классы бухгалтерских информационных систем. Автоматизация бухучета на предприятии, подготовка финансовой отчетности в налоговые органы являются одними из наиболее важных задач управления. Основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия в соответствии с законодательством РФ служат формы отчетности, приведенные на рис. 5.14.
Бухгалтерская информация должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные.
Рис. 5.14.
В настоящее время на рынке представлено много программных продуктов для автоматизации бухучета. Наиболее популярные ИС бухучета, используемых в практике российских предприятий: «1C:Бухгалтерия», «БЭСТ», «ПАРУС», «БухСофг» (для среднего и малого бизнеса).
Бухгалтерские программные продукты могут быть разделены на три класса. Первый класс - это недорогие тиражные бухгалтерские программы, ориентированные на малый и средний бизнес. Наиболее известные разработчики программ этого типа - «1C», «Инфо-бухгалтер», «БухСофт». Второй класс - более дорогие тиражные бухгалтерские и управленческие системы, ориентированные на средние и частично крупные предприятия, позволяющие работать с бухгалтерскими документами одновременно со многих компьютеров локальной сети предприятия. Наиболее известные представители разработчиков систем этого класса - корпорация «1C», корпорация «ПАРУС», фирмы «Интеллект-Сервис», «Инфин» и «Инфософт». Третий класс - дорогие малотиражные комплексные управленческие системы, ориентированные на средние и крупные предприятия и корпорации. Наиболее известными представителями являются системы фирм «Галактика», «Парус», «АйТи», а также многие продукты компании SAP.
Существующие прикладные системы очень разнообразны и неоднородны. В современном ПО по бухучету выделяются классы программ, приведенные на рис. 5.15.
Отличительной чертой систем класса «Мини-бухгалтерия» является отсутствие инструментов для организации учета по различным участкам (учет заработной платы, учет товарно-материальных ценностей и т.д.), а также небольшой объем учетных операций.
Рис. 5.15.
Набор функций, реализованных в программах данного класса, ограничен. Системы типа «мини-бухгалтерии» позволяют оформлять небольшой набор первичных документов и форм отчетности. Они предназначены для бухгалтерий численностью один-три человека.
Интегрированные бухгалтерские системы предоставляют пользователям более широкие возможности и обеспечивают ведение учета по всем основным участкам. Их отличительной особенностью является возможность организации учета на нескольких компьютерах с объединением данных в одной базе, на основе которой формируется отчетность. Интегрированные бухгалтерские системы также позволяют организовать работу в локальной сети. При этом на каждом компьютере, как правило, работает вся система, а для разделения учета используются лишь определенные ее возможности.
Программы класса «Бухгалтерский конструктор» отличаются наличием развитого языка макропрограммирования и средств настройки, что позволяет адаптировать их к особенностям учета на любом предприятии. Хотя в сегодняшних условиях быстрого изменения нормативных документов разработчики систем любого класса стремятся обеспечить гибкость своих программ, чаще всего они ограничиваются возможностью изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов и т.д. Программы данного класса предоставляют пользователям возможность изменять методику учета, корректировать учетную политику предприятия, которая предполагает, например, выбор определенных правил оценки запасов товарно-материальных ценностей (по средневзвешенным или учетным ценам и др.), варианта начисления износа малоценных и быстроизнашивающихся предметов (например, исходя из сроков службы и стоимости в соответствии с нормативными или сметными ставками, в размере 50 или 100% стоимости при передаче в эксплуатацию).
Бухгалтерский комплекс представляет собой систему из отдельных взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ «Финансы», АРМ «Заработная плата», АРМ «Склад», АРМ «Торговый зал» и др.)» каждое из которых предназначено для автоматизации отдельного участка бухучета. Работа АРМ организуется, как правило, на компьютерах, объединенных в локальной вычислительной сети. Такая организация работы системы позволяет глубже проработать отдельные участки учета и требует меньшей доработки системы конечными пользователями, так как обладает широкими функциональными возможностями.
Программы класса «Бухгалтерия-офис » помимо учетных функций решают аналитические задачи, оптимизируют сбыт продукции, управляют закупками сырья, обеспечивают организацию делопроизводства на предприятии, а в некоторых системах - и правовую поддержку бизнеса (благодаря возможности совместной работы со справочными правовыми системами, которые поставляются отдельно от основного модуля). Система предоставляет широкие возможности в области менеджмента и маркетинга, поэтому бухгалтерская составляющая здесь может не быть главенствующей. В ней больше внимания уделяется взаимосвязи всех составных частей и интегрированному эффективному управлению предприятием.
Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и провести анализ в соответствии международными стандартами (GAAP, IASC). Поскольку совместить отечественные методики с международными сложно, такие системы позволяют сформировать наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности (Income Statement, Cash Flow) и произвести анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик (например, «Break Event Point»). Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.
Международные системы поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными разработчиками и поддерживаются, как правило, местными дистрибьюторами. Разрабатываются международные системы с таким расчетом, чтобы примерно на 90% удовлетворить основным требованиям законодательства каждой страны, а остальные 10% подлежат модификации в соответствии с местными условиями. Отличительной особенностью этих программ является многоязычность (10-15 языков). Другая особенность - модульность программ, что предполагает наращивание функциональных возможностей посредством новых модулей, приобретаемых отдельно за дополнительную плату. Международные системы, как и программы класса «Бухгалтерия-офис», не только предоставляют широкие возможности в области организации традиционного бухучета, но и позволяют обеспечить управление проектами, закупками и продажами товаров (услуг) и т.д. Кроме возможностей генерации отчетов, настройки меню пользователя, международные системы могут содержать специфические и несвойственные отечественным программам сервисные возможности. Примером таких систем являются разработки международной корпорации SAP.
Альтернативой представленной выше классификации программных продуктов по автоматизации бухучета служит подход, в соответствии с которым программы классифицируются на работающие «от проводки» и «от документа». В первом случае учет ведется, как правило, с использованием одного или нескольких журналов хозяйственных операций, предназначенных для регистрации проводок, во втором - ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе заполнения экранных форм с реквизитами первичных документов (кассовых ордеров, авансовых отчетов и т.д.). По введенным данным формируются проводки. Использовать данную классификацию на практике сложно, поскольку почти все современные программные продукты работают как «от проводки», так и «от документа». В большинстве современных программ есть возможности непосредственного ввода в журнал хозяйственных операций документов, по которым формируются проводки.
Ответ на вопрос, какие программы - универсальные или функциональные - лучше, зависит от целого ряда условий. Зачастую среднее или крупное предприятие, использующее универсальную программу, затем приобретает в дополнение к ней и функциональную. Функциональная программа в таком случае может использоваться для автоматизации отдельных участков бухучета. Необходимость в этой программе возникает и тогда, когда по некоторым участкам имеется большой документооборот или же требуется вести сложный специфический учет. Кроме того, некоторые программы имеют специальные функции для передачи проводок в другие программные системы, что позволяет организовать учет при одновременном использовании как универсальных, так и функциональных прикладных программных продуктов.
Возможно использование универсальных программ и в условиях крупных предприятий в бухгалтерии, разделенной по участкам работы. В этом случае можно организовать учет по различным участкам на отдельных рабочих местах или в отдельных базах с последующим объединением информации в конце отчетного периода. Но в таком варианте не формируется единой базы данных, доступной всем пользователям и главному бухгалтеру, до момента слияния частных баз данных. Между тем эта информация необходима для целей оперативного управления финансово- хозяйственной деятельностью предприятия. В конечном счете, сам главный бухгалтер определяет целесообразность использования того или иного программного продукта или их совокупности .
В табл. 5.12 выполнен сравнительный анализ возможностей наиболее популярных сегодня на российском рынке бухгалтерских информационных систем*.
Сравнительный анализ ПО для автоматизации бухучета
Таблица 5.15
|
Название ПО |
Послепродажное обслуживание |
Совместимость с другим ПО |
|
|
1. «1C:Бухгалтерия 8» (компания «1C») |
Основная функция ПО - автоматизация бухучета, но есть и ряд дополнительных функциональных модулей: 1) финансовый учет; 2) складской учет; 3) учет персонала и др. Есть сервис «Работа 1C: Предприятия через Интернет» (http: //1 cfresh.com/) |
Платное сопровождение, выполняемое, как правило, компаниями, внедряющими ПО |
Приложения линейки 1C разрабатываются на собственной платформе - «1 С: Предприятие». У станав л и ваются на компьютеры с ОС Windows. Имеется встроенная среда разработки - Rapid Development Environment. Интегрирована с MS Office |
|
2. «БЭСТ-5» (компания БЭСТ, прежде - «Интеллект-сервис») |
В ПО предусмотрены следующие группы приложений: 1) «Финансы» - для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета; 2) «Логистика» - для эффективного управления закупками, запасами и продажами; |
Платное сопровождение в течение нескольких месяцев - года (цена зависит от стоимости ПО) |
Является приложением, разработанным в среде ОС Windows. Имеется встроенная среда разработки ХВА (Xbase for Application). Интегрирована с MS Office |
1 URL: www.lc.ru.
Окончание табл. 5.13
|
Название ПО |
Основные функциональные возможности ПО |
Послепродажное обслуживание |
Совместимость с другим ПО |
Количество рабочих мест - более 100 |
|||
|
3. «ПАРУС- Предприятие 8» (корпорация «ПАРУС») |
ПО включает модули:
|
Бесплатное лицензионное обслуживание |
Является приложением, разработанным на собственной платформе |
|
«Бух Софт» (компания «БухСофт») |
ПО включает модули:
|
Бесплатное лицензионное обслуживание |
Является приложением, разработанным для работы в среде ОС Windows |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Автоматизированные информационные технологии в экономике. / Под ред. Г.А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.
2013-11-18
Характеристика информационной системы бухгалтерского учета Предмет бухгалтерского учета Оценка бухгалтерского учета
Система бухгалтерского учета. Закон "О бухгалтерском учете". Предмет и основные объекты бухгалтерского учета. Методы бухгалтерского учета. Нормативное регулирование бухгалтерского учета. Основные правила ведения бухгалтерского учета.
контрольная работа , добавлен 11.12.2002
Сущность и понятие информационной системы. Особенности бухгалтерских информационных систем. Требования к программному обеспечению и процесс разработки информационной системы. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета ООО "Уралконфи".
курсовая работа , добавлен 14.03.2012
Сущность и содержание бухгалтерского учета. Классификация, области применения и реализации информационных систем. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета. Сравнительный анализ информационных систем базы данных "1С: Бухгалтерия".
дипломная работа , добавлен 31.12.2017
Возникновение и эволюция двойной записи в бухгалтерском учете. Закономерности развития форм бухгалтерского учета. Национальные школы бухгалтерского учета и их представители. Проблемы становления современной системы бухучета в России и за рубежом.
курс лекций , добавлен 23.09.2008
Сущность автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета и экономического анализа и их роль в управлении экономическими объектами. Программное обеспечение и его классификация. Бухгалтерские программы для составления финансовой отчетности.
реферат , добавлен 07.08.2016
Общая характеристика бухгалтерского учета. Понятие хозяйственного учета и его виды. Характеристика бухгалтерского учета. Задачи, функции, принципы и перспективы бухгалтерского учета. Предмет и метод бухгалтерского учета. Бухгалтерские документы.
курс лекций , добавлен 08.06.2008
Возникновение хозяйственного учета и развитие бухгалтерского учета. Виды учета, измерители, применяемые в учете. Особенности и задачи бухгалтерского учета. Связь бухгалтерского учета с другими науками. Счета бухгалтерского учета на примере АО "Витлайн".
реферат , добавлен 14.01.2009
Понятие хозяйственного учета, его разновидности, особенности. Функции бухгалтерского учета. Основные его правила (принципы) и задачи, их сущность и значение. Предмет и метод бухгалтерского учета. Методические приемы и правила ведения бухгалтерского учета.
Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно держать под контролем различные аспекты финансово-хозяйственной деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная она является в определенной степени гарантией эффективного управления производством, а отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.
В этих условиях актуальность бухгалтерских информационных систем очевидна. Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.
Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Страдают хозяйствующие субъекты также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.
Целью контрольной работы является рассмотрение особенностей и структуры информационных систем в бухгалтерском учете, а также требований к программному обеспечению и характеристику программ автоматизации бухгалтерского учета. Помимо этого считаю необходимым затронуть тему правовой поддержки бухгалтера. В заключении планируется рассмотреть перспективы развития бухгалтерских информационных систем.
Бухгалтерские информационные системы (БИС) отражают отраслевые особенности деятельности предприятий. Такие системы используются для целей управления на уровне отдельного предприятия или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие ряда компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной ИС:
информационной базы объекта управления;
программного обеспечения;
вычислительной системы;
пользователей.
Основу БИС составляет информация – совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций планирования, контроля, анализа и являющихся основой для принятия управленческих решений.
Задачи БИС:
обеспечение автоматизированного решения всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;
получение достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;
интеграция оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;
получение достоверной информации для обратной связи, используемой при принятии управленческих решений;
автоматизация обработки на всех стадиях техпроцесса, начиная со стадии первичного учета.
Обеспечивающая часть ИС
Информационное обеспечение
имеет целью организацию информации, необходимой для осуществления управленческой деятельности и подразделяется на внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
Характеристики подсистемы:
качественные (оценки: степени отображения предметной области в информационной базе системы, методов организации и структурированности баз данных, эффективности манипулирования данными в базе данных и др.);
количественные (оценки: максимального объема хранимых и обрабатываемых данных, временных характеристик обработки данных, производительности использования баз данных и др.).
Техническое обеспечение
представляет собой совокупность используемых технических средств, вычислительных сетей, технологий сетевой обработки данных.
Структуру подсистемы образуют: технические средства сбора и регистрации информации, средства подготовки и передачи данных, средства ввода, обработки и вывода информации, средства оргтехники и другие; методические и руководящие материалы; техническая документация, обслуживающий персонал.
Характеристики подсистемы:
качественные (оценки: степени полноты и адекватности технической документации, информативности и неизбыточности технической документации, качества описания и полноты охвата предметной области контрольным примером);
количественные (оценки: полноты комплекса технической документации, объемных ограничений на каждый документ).
Программное обеспечение
представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств. Структуру подсистемы составляют: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы и инструктивно-методические материалы по их применению.
Характеристики подсистемы:
качественные (оценки: сложности архитектуры комплекса программных средств, сложности и надежности программных компонентов и всей системы автоматизированной обработки, программной реализации алгоритмов обработки исходной информации и другие);
количественные (оценки: общего количества программных компонентов системы, объема оперативной памяти, занимаемой управляющими модулями; максимального объема оперативной памяти и др.).
Лингвистическое обеспечение
представляет собой совокупность языковых средств, предназначенных для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц при общении персонала вычислительной системы со средствами вычислительной техники. Структуру подсистемы составляют: языки управления и манипулирования данными информационной базы, языковые средства информационно-поисковых систем, диалоговые языки специального назначения, системы терминов и определений, используемых в процессе разработки и функционирования систем.
Характеристики подсистемы:
качественные (ориентированность на пользователя системы, степень охвата параметров настройки системы на заданную операционную систему и конфигурацию комплекса технических средств, степень сложности освоения языка, и др.);
количественные (общий объем языковых конструкций, время подготовки языковых конструкций для адаптации системы на конкретную предметную область, и др.).
Правовое обеспечение
представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения, возникающие при функционировании ИС и юридический статус результатов ее функционирования. Структуру подсистемы составляют различные нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, правовым регулированием процессов, возникающих в ходе разработки системы.
Математическое обеспечение
включает совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации. Структуру подсистемы образуют: средства математического обеспечения, средства моделирования процессов управления, типовые задачи управления, методы математического программирования, методы математической статистики и др.
Организационное обеспечение
включает совокупность документов, методов и средств, регламентирующих взаимодействие персонала системы и технических средств, задействованных в процессе обработки данных. Функции подсистемы: анализ существующей системы управления, выбор направлений совершенствования системы управления, выбор и постановка задач управления, формулировка требований к комплексу технических средств.
Эргономическое обеспечение
это совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированной системы и предназначенных для создания оптимальных условий работы персонала.
Функциональная часть ИС
Функциональные компоненты составляют содержательную основу ИС и включают совокупность функциональных систем, комплексов задач и процедур обработки, реализующих функции системы управления. В функциональном аспекте БИС должны обеспечивать: выполнение необходимых расчетов; подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов; перенос данных из одной отчетной формы в другую; накопление итогов, обращение к данным прошлых периодов.
К комплексам задач БИС относится учет: труда и зарплаты, материальных ценностей, основных средств, готовой продукции, финансово-расчетных операций, затрат на производство, а также сводный учет и составление отчетности.
Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части – функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему, исходя из задач и имеющихся ресурсов.
Перспективы развития программ автоматизации:
применение новейших информационных технологий;
реализация новых возможностей по адаптации программ к потребностям конечного пользователя;
развитие механизмов взаимодействия с другими программами;
развитие систем управления документооборотом;
взаимодействие с западными системами бухгалтерского учета;
обеспечение соответствия систем бухгалтерского учета и систем налогообложения требованиям законодательства;
создание новых версий программ, включающих дополнительные возможности ведения как финансового, так и управленческого учета;
формирование показателей отчетности предприятия в автоматическом режиме;
обеспечение открытости систем.
Конечно, компьютер, не позволит упорядочить бухучет и повысить его оперативность, увеличить количество получаемой информации, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы. Компьютеру нужен опытный и грамотный бухгалтер.
2. (20) Организация компьютерного учета «Расчеты с покупателями»
Учетная процедура
|
ВЫПИСКА СЧЕТА – ФАКТУРЫ
Общие требования по составлению счетов-фактур
В счете-фактуре должны быть указаны:
порядковый номер;
наименование и идентификационный номер поставщика товара;
наименование получателя товара;
наименование товара;
страна происхождения товара: иностранное государство или Россия;
номер грузовой таможенной декларации, в соответствии с которой было произведено оформление товара иностранного производства;
стоимость(цена) товара;
сумма НДС;
дата составления счета-фактуры.
Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров, и скрепляется печатью организации.
Счет-фактура составляется организацией-поставщиком по мере отгрузки товаров на имя организации-покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с момента отгрузки товара предоставляется покупателю.
В бузгалтерском учете момент отгрузки для целей составления счета-фактуры в общем случае соответствует отражению выручки от продаж на счете 46 «Реализация продукции (работ, услуг)» себестоимости продукции, т.е. переходу права владения, пользования и распоряжения от поставщика к покупателю.
При отгрузке товаров, не облагаемых НДС, в счете-фактуре сумма налога не указывается и делается надпись «Без налога(НДС)».
Применительно к счетам-фактурам под товаром понимается не только продукция собственного производства и товары для перепродажи. Товарами признаются другие активы(основные средства, нематериальные активы, МБП, материалы, оборудование к установке и т.д.), выбытие которых отражается на счетах 47 «Реализация и выбытие основных средств» и 48 «Реализация прочих активов».
Счет-фактура составляется поставщиком таже по мере поступления(но не позднее 10 дней со дня получения) любых денежных средств, если их получение связано с расчетами по оплате товаров, в частности:
сумм авансовых платежей (предоплат), поступивших в счет предстоящих поставок товаров на счета поставщика в учреждениях банков либо в его кассу;
средств от взимания штрафов, взыскания пеней, выплаты неустоек, полученных за нарушение обязательств, предусмотренных договорами поставки товаров.
Такие счета-фактуры являются основанием для начисления НДС и регистрации в книге продаж у поставщика и не подлежат предъявлению покупателям для регистрации в книге покупок в целях зачета (возмещения) налога.
При завершении нологового учетного периода до истечения указанного десятидневного срока составления счетов-фактур и регистрация в книге продаж производятся поставщиком в том отчетном периоде (месяце или квартале), когда произведена реализация товаров.
Составление счета-фактуры для покупателя
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия» для выписки счета-фактуры покупателю потребуется документ «Счет-фактура выданный», вызов которого производится при работе либо с журналом «Выданные счета- фактуры» («Журналы»-«Счета-фактуры выданные»), либо с журналом «Реализация» («Журналы»-«Товары, реализация»).Первый режим используется, как правило, при получении авансовых платежей, штрафов, пени и т.д. Для выписки счета-фактуры непосредственно в журнале «Выданные счета-фактуры» следует ввести команду «Действия»-«Новый» или щелкнуть на соответствующей пиктограмме операций с журналом.
Второй режим удобно использовать в том случае, когда выписке счета-фактуры предшествовало отражение в учете реализации активов (товаров, продукции, работ, услуг и т.д.) с помощью документов типовой конфигурации. Например, товары отгружены с помощью документа «Накладная на отгрузку товаров». Для выписки счета-фактуры на основании выписанной накладной в журнале «Реализация» необходимо курсором выделить накладную на отгрузку и вызвать документ «Счет-фактура выданный» («Документы»-«Ввести на основании»-«Счет-фактура» или щелкнуть на соответствующей пиктограмме операций с журналом). В этом случае большинство реквизитов счета-фактуры будет заполнено автоматически переносом информации из документа-основания, а сохраненный счет-фактура будет помещен в журнал «Выданные счета-фактуры».
Документ «Счет-фактура выданный» имеет экранную форму для ввода значений реквизитов и печатную форму для вывода на печать. Экранная форма документа состоит из шапки и табличной части.
Каждому новому счету-фактуре программа автоматически присваивает уникальный номер в порядке возрастания. В поле «от» указывается дата составления счета-фактуры. Поле «оплачен» заполняется, если к моменту выписки счета-фактуры покупателем (заказчиком) полностью произведена оплата.
В реквизите «Грузоотправитель» по умолчанию установлен флажок «он же» . Если продавец не является грузоотправителем, то флажок убирают и в поле ввода выбором из справочника «Контрагенты» указывают организацию-грузоотправителя. Если эта информация в справочнике отсутствует, она заносится в него в процессе ввода документа («Список контрагентов (Выбор)»-«Действия»-«Новый» или щелкнуть на соответствующей пиктограмме операций со справочником).
В поле «Получатель» также выбором из справочника «Контрагенты» указывается покупатель. По умолчанию эта организация считается и грузополучателем. Если по условиям договора получателем груза выступает третья огранизация, то она вносится в поле «Грузополучатель» . Данные о контрагенте в справочник «Контрагенты» можно ввести непосредственно при составлении счета-фактуры.
В поле » К платежно-расчетному документу №» указывают номер и дату расчетного документа, к которому прилагается счет-фактура.
Дополнительные условия поставки, которые касаются условий транспортировки и оплаты (в безналичном порядке, наличными деньгами через кассу и т.п.) отражаются в поле «Дополнение».
В табличной части находятся сведения о реализованном товаре, при отгрузке товаров в табличной части указываются: наименование товара, количество цена за единицу. Выбор товара производится из справочника «Номенклатура», в котором содержится также дополнительная информация, необходимая для заполнения счета-фактуры (полное наименование, единица измерения, продажня цена и т.д.).
При составлении счета-фактуры на реализацию горюче-смазочных материалов табличная часть при установленном флажке «Учитывать налог на ГСМ» дополняется графой «Ставка НГСМ/Сумма НГСМ» (налог на ГСМ).
В верхней части указывают ставку налога, сумма его подсчитывается автоматически. С помощью переключателя в нижней части экранной формы дополнительно устанавливают, печатать ли сумму налога на реализацию ГСМ в графе «Акциз» или выводить ее отдельной графой. Выделение НГСМ в счете-фактуре действующим законодательством не предусмотрено, но и не запрещено, что позволяет получить по составленному счету-фактуре более полную картину о сумме, подлежащей оплате покупателем.
В счете-фактуре установленного образца не предусмотрено также выделение налога с продаж в случае, если оплата производится в наличной денежной форме. Но для целей налогового учета расчетов с бюджетом по этому налогу с помощью флажка «Учитывать налог с продаж» можно ввести сумму налога в отдельную графу табличной части. Способ печати суммы налога в счете-фактуре (строкой или отдельной колонкой) определяет соответствующий переключатель экранной формы документа.
Счета-фактуры на авансы и финансовые санкции
В особом порядке оформляют счета-фактуры на предварительную оплату (аванс), при получении штрафов, пени и пр. Для подобных «товаров» в справочнике «Номенклатура» открыта группа под названием «Служебные», в которую включают объекты с наименованием «Аванс(предварительная оплата)», «Штрафы, пени, неустоики за нарушение обязательств», «Передача в уставный капитал» и т.д.
Законом «О налоге на добавленную стоимость» установлено, что в облагаемый оборот включаются любые средства, если их получение связано с оплатой товаров. Таким образом, пени облагаются НДС по ставке 16,67%, и при их получении составляется счет-фактура.
Поскольку ставка, по которой облагаются пени, является расчетной (производной от установленной ставки 20 %), то в шапке экранной формы устанавливают флажок «НДС включен в графу «Сумма без НДС»…». В графе «Цена» указывают объект налогооблажения. В графе «Ставка НДС» указывают базовую ставку, установленную законом,- 20 %. При этом сумма НДС автоматически рассчитывается по расчетной ставке 16,67 % от указанного объекта обложения. Именно расчетная ставка и выводится в печатной форме счета-фактуры. Обращаем внимание, что при составлении пообных счетов-фактур значения показателей в графах «Цена», «Сумма» и «Всего» совпадают.
Журнал учета выданных счетов-фактур
Все счета-фактуры, составленные в отчетном налоговом периоде (месяце или квартале), необходимо подшить и пронумеровать. Они образуют журнал учета выданных счетов фактур. Этот журнал можно дополнить реестром выданных счетов-фактур. Для этого из меню «Сервис» главного меню конфигурации следует выбрать пункт «Обработка документов», установить необходимый налоговый период, включить в обработку документы вида «Счет-фактура выданный» и нажать на кнопку «Сформировать реестр».
Составление книги продаж
Выписанные поставщиком счета-фактуры регистрируются в книге продаж. Регистрация производится в хронологическом порядке по мере признания выручки от реализации товаров для целей налогового учета (по мере отгрузки или по мере оплаты, в зависимости от установленной учетной политики).
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерии» книга продаж представляет собой отчет, который формируется по документам двух видов: «Счета-фактуры выданные» и «Запись книги продаж».
Для организаций с учетной политикой «по отгрузке» выписанный счет-фактура автоматически включается в книгу продаж того налогового периода месяца, квартала), в котором он выписан, независимо от факта оплаты.
Для организаций с учетной политикой «по оплате» в книгу продаж автоматически включаются счета-фактуры с заполненным реквизитом «оплачен», если дата оплаты приходится на налоговый период (месяц, квартал), за который составляется книга продаж. Если ранее выписанный счет-фактура оплачен целиком одним платежом, его нужно найти в журнале «Счета-фактуры выданные» («Журналы»-«Счета-фактуры выданные»), затем открыть экранную форму («Действия-«Открыть» или дважды щелкнуть мышью) и заполнить реквизит «Оплачен» (ввести дату оплаты). При оплате счета-фактуры по частям «регистрацию» счета-фактуры на каждую поступившую сумму в книге продаж производят с помощью документа «Запись книги продаж». Для этого счет-фактуру, по которому поступила частичная оплата, необходимо выбрать курсором в журнале «Выданные счета-фактуры» и вызвать документ «Запись книги продаж» («Действия»- «Ввести на основании» или щелкнуть на соответствующей пиктограмме операций с журналом).
Каждой записи, сформированной документом «Запись книги продаж», программа автоматически присваивает уникальный номер в порядке возрастания.
Если запись формируется на основании счета-фактуры, то программа автоматически при открытии заполняет поля экранной формы данными из счета-фактуры.В поле «Основание» после даты и номера счета-фактуры помечают, что оплата произведена частично, а в поле «оплачен» указывают дату частичной оплаты. В поле «Всего продаж, включая НДС» уточняют сумму, подлежащуюрегистрации в книге продаж, а в группе реквизитов раздела «В том числе» указывают сумму без НДС и сумму НДС. После заполнения экранной формы документ сохраняют (кнопка «ОК»).
Документ «Запись книги продаж» используется также в тех случаях, когда в книге продаж нужно «зарегистрировать» иные документы кроме счета-фактуры. Например. при реализации товаров за наличный расчет предприятиями розничной торговли и общественного питания, при оказании организациями платных услуг (работ) непосредственно населению за наличный расчет с использованием контрольно-кассовой машины (ККМ) в книге продаж должны фиксироваться показатели контрольных счетчиков ККМ. Организации, реализующие товары (работы, услуги) непосредственно населению без использования ККМ (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации), в книге продаж регистрируют информацию о бланках строгой отчетности.
Для «регистрации» в книге продаж налогооблагаемых объектов в подобных случаях в журнале «Выданные счета-фактуры» необходимо вызвать экранную форму документа «Запись книги продаж» («Действия»-«Новый» или щелкнуть на соответствующей пиктограмме операций с журналом). При «регистрации» в книге продаж показателей ККМ или бланков строгой отчетности поле «Покупатель» не заполняют, а в поле «Основание» указывают номера контрольных счетчиков ККМ или бланков строгой отчетности.
При заполнении реквизитов раздела «В том числе» следует учитывать, что в продажи, облагаемые НДС по ставке 20 %, включая также обороты, облагаемые по расчетным ставкам 16,67 % и 13,79 %, а в продажи, облагаемые по расчетной ставке 9,09 %.
При отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) под полученный аванс сначала вводится сторнирующая «Запись книги продаж» с реквизитами счета-фактуры, выписанного при поступлении аванса. Затем на эту же сумму «регистрируется» счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг).
Обращаем внимание, что в бухгалтерском учете сумма НДС по полученным авансам восстанавливается обратной проводкой по кредиту счета 64.1 «Расчеты по авансам полученным в руб.» в дебет счета 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС». В налоговом учете (книге продаж) восстанавливаемую сумму НДС и оборот, с которого налог начислен, показывают со знаком минус в поле «Всего продаж, включая НДС» и в соответствующих полях раздела «В том числе».
Выписка счета- фактуры
По факту поступившей предоплаты бухгалтерия предприятия должна выписать счет- фактуру и включить соответствующую запись в книгу продаж.
Для ввода нового счета – фактуры из меню «Документы» выберите пункт «Счета – фактуры – Счет – фактура выданный». Далее потребуется заполнить экранную форму документа, как это показано на рис. 29.
Рис. 29. Формирование счета — фактуры по факту предоплпты
Счет – фактуру можно вводить на основании следующих документов:
«Выбытие МБП»;
«Передача ОС»;
«Передача НМА»;
«Отгрузка материалов на сторону»;
«Выполнение этапа работ».
В этом случае из документа – основания подставляются наименования покупателя и грузополучателя, а также переносится информация из табличной части документа. Остальные реквизиты требуют ручного ввода.
Если грузоотправителям является сторонняя организация, следует отключить флажок «Грузоотправитель – он же
» и ввести наименование грузоотправителя в появившейся реквизит диалога. Заполнение реквизита «Грузоотправитель»
выполняется путем выбора необходимого элемента из справочника «Контрагенты».
Если флажок «Учитывать налог с продаж
«установлен, в табличной части документа появляются колонки для выбора ставки налога и ввода суммы налога, а в нижней части формы документа становятся доступны управляющие элементы, при помощи которых можно задать режим отражения налога в печатной форме счета – фактуры.
Заполнение графы «Наименование»
табличной части счета – фактуры производится путем выбора из справочников: «Материалы», «МБП» «Нематериальные активы», «Основные средства». Вид справочника необходимо указывать при вводе каждой новой строки счета – фактуры.
Для выписки счета – фактуры на предоплату, при получении штрафа и в др. случаях в одном из указанных выше справочников необходимо создать группу под названием «Служебные». В эту группу включают элементы с наименованием «Предоплата», «Безвозмездная передача», «Совместная деятельность», «Передача в уставный капитал»
и др. Элементы этой группы следует выбирать в колонке «Наименование»
при выписке счета – фактуры в указанных случаях.
Ввод новой группы и нового элемента в справочник «Номенклатура» можно выполнить непосредственно в процессе заполнения поля «Наименование» формы документа. Для этого потребуется выполнить следующую последовательность действий:
При заполнении графы «Наименование»
обратиться к справочнику «Номенклатура»
. Справочник раскроется в режиме выбора элемента.
выполним ввод в справочник новой группы.
Ввести в справочник код новой группы и ее наименование
В качестве кода укажем значение «0», чтобы тем самым выделить особое назначение данной группы, а в качестве наименования укажем — «Служебные».
Войти в группу «Служебные» и ввести в нее новый элемент одним из обычных способов (например, нажатием клавиши Insert
). Среди реквизитов заполнения справочника в данном случае важно заполнить поля «Наименование» и «Ставка НДС», установив для последней значение -20 %.
Выйти из справочника, нажатием экранной кнопки Ok
, подтвердив необходимость сохранения вновь введенного элемента.
Результаты ввода документа «Счет — фактура выданный»
Счет – фактура не формирует бухгалтерских проводок, хотя запись о сформированном документе отражается в журнале операций.
|
Журнал операций (01.01.99 — 31.03.99) |
|||||
|
Дата |
Время |
Документ |
Номер |
Сумма |
|
|
02.02.99 |
Счет -факт. |
Покупатель: КБ»Топ -Инвест» |
84 000.00 |
||
При последующей оплате выданного ранее выписанного счета – фактуры следует найти этот счет в журнале «Счета – фактуры выданные» и заполнить реквизит «оплачен»
, поставив дату оплаты счета – фактуры. Содержимое этого реквизита будет отражаться в графе «Дата оплаты счета – фактуры поставщика
» книги продаж.
Регистрация счетов — фактур в книге продаж
Счета — фактуры, составленные поставщиком, регистрируются в книге продаж. В типовой конфигурации возможны два варианта регистрации счетов — фактур в книге продаж. Они зависят от выбранной учетной политики предприятия в отношении метода определения выручки от реализации готовой продукции.
Выбранный метод отражается в параметрах настройки программы через режим «Настройка — Сведения об организации (Учет), где устанавливается один из двух возможных методов определения выручки:
по оплате;
по отгрузке.
Для организаций, определяющих момент реализации «по отгрузке»
, при выписке счета — фактуры происходит автоматическая регистрация в книге продаж..
Для организаций с учетной политикой «по оплате»
счет -фактура автоматически регистрируется в книге продаж после ввода в форму документа даты оплаты (реквизит «оплачен»).
При частичной оплате счета -фактуры нужно воспользоваться документом «Записб книги продаж», при помощи которого вводятся данные об оплате.
Мы еще раз обратимся к вопросу формирования счетов -фактур и записей в книге продаж в главе 16 «Учет реализации готовой продукции».
Книга продаж строится из формы журнала «Выданные счета – фактуры» (вызывается из меню «Документы»главного меню программы выбором пункта «Счета фактуры – Журнал выданных счетов – фактур»).
Рис. 27. Книга продаж
Книга продаж строится параллельно по регистру «Взаиморасчеты покупателей» и документам «Счет – фактура выданный «(по неторговым операциям) и «Запись книги продаж».
Для счетов – фактур по торговым операциям необходимо иметь в виду следующее. Счета – фактуры должны составляться на основании расходной накладной. В случае частичной оплаты отгруженных товаров (при учетной политике «по оплате») в книге продаж выводится строка на каждую сумму, поступившую в порядке частичной оплаты, c указанием реквизитов счета – фактуры по этим отгруженным товарам и пометкой по каждой сумме «частичная оплата».
Счета –фактуры должны составляться также по авансам (предоплатам), полученным в счет предстоящих поставок товаров (ввод счетов – фактур на основании документов о перечислении денег). При формировании счетов – фактур, по указанным суммам денежных средств, на месте наименования товаров автоматически отмечается назначение получаемых средств. Выписка расходной накладной под полученную сумму аванса должна сопровождаться составлением счета – фактуры (выписывается на основании этой накладной). При этом в книге продаж сначала будет выводиться сторнированная запись на сумму ранее начисленного налога по полученному авансу с указанием реквизитов счета – фактуры, составленного при его получении, а затем сам счет – фактура, составленный при отгрузке товара.
Порядок включения документов в книгу продаж зависит от значения реквизита «Метод определения выручки» для выбранной фирмы.
Следует учитывать, что строки обоих типов в книге продаж (сформированные по регистру «Взаиморасчеты покупателей» и по документам «Счет – фактура выданный» (по неторговым операциям) и «Запись книги продаж» формируются вперемешку, в зависимости от логической последовательности совершения реальных хозяйственных операций.
Документ «Запись книги продаж»
Данный документ предназначен для ввода записей в книгу продаж. Ввод записей в книгу продаж может потребоваться:
для организаций с учетной политикой «по оплате» – при частичной оплате ранее выставленного счета – фактуры;
при сторнировании счета – фактуры, выписанного при получении аванса от покупателя;
в др. случаях, предусмотренных регламентирующими документами.
Ввод документа «Запись книги продаж» производится вручную или на основании документа «Счет – фактура выданный». Для ввода нового документа из меню «Документы» главного меню программы выберите пункт «Счета – фактуры – Запись книги продаж (по неторг. опер.)».
Рис. 28. Форма заполнения документа «Запись книги продаж»
Если учетная политика организации предусматривает определение выручки от реализации по оплате, то при частичной оплате счета – фактуры следует ввести документ «Запись книги продаж» на сумму частичной оплаты. В реквизит «Основание»
следует ввести номер и дату оплачиваемого счета – фактуры и слова «частичная оплата». Дата оплаты вводится в реквизит «оплачен».
Документ «Запись книги продаж» также используется для ввода в книгу продаж корректирующих записей в случаях, когда отражению в книге продаж подлежат др. первичные учетные документы, кроме счетов – фактур. Для корректирующих записей книги продаж все суммы в данный документ следует вводить со знаком » – » (минус). Дату и номер первичного учетного документа, и др. информацию следует вводить в реквизит «Основание».
Документ не создает проводок. Результат работы документа отражается в книге продаж.
Вряд ли можно встретить две полностью одинаковые бухгалтерии, а вот одинаковые ошибки у них встречаются довольно часто
При подготовке и сдаче квартальной, годовой отчётности на бухгалтеров ложится повышенная нагрузка. В этот период применение программных продуктов особенно актуально для предприятий. Консультанты фирмы «1С:Сервистренд» помогают предприятиям, проводя на них экспресс-диагностику состояния бухгалтерского и налогового учёта. Он включает в себя технологический анализ бухгалтерского учёта, анализ соответствия данных бухгалтерского и налогового учёта и анализ информационной базы.
По результатам проведённой диагностики бухгалтериям организаций даются рекомендации: по ведению учёта, использованию экономических программ «1С», применению оптимально настроенных программных продуктов «1С».
Рекомендации на местах, безусловно, носят индивидуальный характер. Однако накопленный опыт позволяет выявить ошибки, встречающиеся в очень большом числе организаций. Предлагаемая статья будет полезна для грамотной организации компьютерного учёта на базе учётно-экономических программ «1С».
Технологический анализ бухгалтерского учёта
ведётся по нескольким направлениям. Провести его можно, зайдя из меню «Отчёты» в документ с аналогичным названием «Технологический анализ бухгалтерского учёта».
Проверка остатков на балансовых счетах
Для каждого счёта (субсчёта) в программе «1С:Бухгалтерия 7.7» установлен признак остатка по отношению к балансу: активный, пассивный или активно-пассивный. Активные счета должны иметь дебетовое сальдо, пассивные — кредитовое. Напоминаем, что в оборотно-сальдовых ведомостях «неправильные» остатки выделяются красным цветом и автоматически переносятся со знаком «минус» в соответствующую часть (активные — в дебет, пассивные — в кредит).
Наличие «неправильных» остатков приводит к тому, что актив и пассив баланса, сформированного по установленным правилам, не совпадают.
Проверка счетов с признаком количественного учёта
Анализируются остатки на счетах (субсчетах) с признаком количественного учёта: 10 «Материалы», 41 «Товары» и т. д. В результате некорректной работы с объектами аналитического учёта, на этих счетах возможно возникновение следующих ситуаций:
по объекту имеется остаток в рублях, но отсутствует количество;
по объекту имеется остаток в количестве, но отсутствует оценка в рублях;
цифры остатка в рублях и в количестве располагаются на счёте симметрично: рубли — по дебету, количество — по кредиту, и наоборот.
Наличие этих ошибок не обязательно приведёт к некорректному заполнению формы бухгалтерского баланса, и всё же вызвавшие их неточности в учётной работе необходимо исправить.
Проверка счетов с признаком валютного учёта
Перед составлением баланса пользователи часто забывают о необходимости пересчёта остатков имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте. В результате искажается не только структура баланса, но в некоторых случаях и база по налогу на прибыль.
Документом «Переоценка валюты» пересчитываются остатки по всем счетам с признаком валютного учёта за исключением тех, результат переоценки которых не всегда относится на счёт 91 «Прочие доходы и расходы». Список таких счетов приведён на закладке «Переоценка счетов» обработки «Учётная политика». Переоценку этих счетов следует отражать операциями, введёнными вручную.
Анализ состояния налогового учёта
Эта операция позволяет
выявить
ипроанализировать расхождение данных бухгалтерского и налогового учёта, которое может быть обусловлено объективными причинами (различиями в нормативном регулировании) или являться следствием допущенных ошибок в учёте.
При обнаружении различий в оценке активов и обязательств, доходов и расходов, хозяйственных операций в отчёте предусмотрена возможность вывода краткой информации о наиболее вероятных причинах расхождений.
Сопоставление данных бухгалтерского и налогового учёта производится по ряду показателей, актуальных для каждой конкретной организации.
Анализ состояния налогового учёта выполняется из раздела «Налоговый учёт».
Анализ информационной базы
Такой анализ позволяет выявить конкретные ошибки, допущенные при вводе в базу объектов учёта, а также связанные с методологией ведения учёта.
Ошибки при заполнении справочников
Для того чтобы все документы и отчёты формировались в полностью автоматическом режиме, необходимо заполнять все предлагаемые программой поля в справочниках. Так, очень часто встречаются неточности в заполнении справочников «Номенклатура» и «Места хранения МПЗ». На рис. 1 дан пример заполнения элемента справочника «Номенклатура».
Рис. 1 »
При вводе элемента в справочник «Номенклатура» надо следить, чтобы в обязательном порядке были заполнены все предлагаемые программой поля.
Самая распространённая ошибка заключается в том, что бухгалтеры не заполняют поле «Вид».
Другой справочник, при заполнении которого ошибки встречаются довольно часто, — это «Места хранения МПЗ» (рис. 2).
Рис. 2 »
Здесь обязательно должна быть заполнена колонка «Тип склада». При этом надо иметь в виду, что документы, в которых предусмотрены места хранения МПЗ с типом склада «Розничный», будут использовать в проводке субсчёт 41.2 («Товары в розничной торговле»), а с типом склада «Оптовый» — субсчёт 41.1 («Товары на складах»).
Нередко бухгалтеры высказывают претензии к работе программ «1С», в которых по умолчанию не выбираются новые ставки налогов (на имущество и на прибыль) при их изменениях, вводимых по нормативным актам. Так, программа проставляет в отчётах старые ставки этих налогов.
Откорректировать значения налоговых ставок должны непосредственно пользователи экономических программ «1С».
Для этого надо раскрыть справочник «Налоги и отчисления», расположенный в разделе «Справочники» на закладке «Налоги». Далее — выбрать строку, соответствующую налогу, ставка которого будет корректироваться, и раскрыть её двойным щелчком левой кнопки мыши или через пиктограмму Изменить (раскрыть) строку
. Рассмотрим эту процедуру на примере налога на имущество.
В раскрывшемся окне (рис. 3) нужно установить дату значений периодических реквизитов на начало периода, с которого ставка должна быть изменена, и в поле «Ставка» исправить значение на новое. В нашем случае — 2,0 на 2,2.
Рис. 3
При заполнении всех остальных реквизитов, включая код БК и ОКАТО, они будут автоматически попадать в платёжные поручения на перечисление соответствующего налога.
Ошибки, связанные с тем, что бухгалтеры не разобрались в изменениях в методологии учёта, вступивших в силу с начала текущего года
Напомним, что раньше в соответствии с пунктом 14 приказа Минфина России от 22.07.03 № 67н «О формах бухгалтерской отчётности организации» в годовом бухгалтерском балансе (форма № 1) данные по группам статей «Резервный капитал» и «Нераспределённая прибыль (непокрытый убыток)» раскрывались с учётом принятых участниками (акционерами) решений о покрытии убытков и выплате дивидендов.
Бухгалтерская отчётность организации за год, начиная с 2004 года, должна утверждаться до распределения дивидендов и покрытия убытков прошлых лет
.
В
приказе Минфина России от 31.12.04 № 135н пункт 14 исключен. Теперь решение годового собрания учредителей (участников) организации надо отражать в бухгалтерском учёте и отчётности не ранее даты принятия решения (проведения собрания).
Записями в следующем налоговом периоде надо отразить решение учредителей (участников) по распределению чистой прибыли (покрытию убытков).
При направлении чистой прибыли на выплату дивидендов производятся записи по дебету субсчёта 84.1 «Прибыль, подлежащая распределению» и кредиту счетов 75.2 «Расчёты по выплате доходов», 75.3 «Расчёты по акциям на предъявителя» и 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» — по доходам для учредителей (участников), которые состоят с организацией в трудовых отношениях.
При направлении на погашение убытков резервного капитала производятся записи по дебету счёта 92 «Резервный капитал» и кредиту счёта 84.2 «Убыток, подлежащий покрытию».
На сумму прибыли, направляемой на финансирование вложений во внеоборотные активы, производится запись по дебету счёта 84.1 и кредиту счёта 84.4 «Нераспределённая прибыль использованная».
Остатки нераспределённой прибыли переносятся на субсчёт 84.3 «Нераспределённая прибыль в обращении», которые расходуются на цели, определяемые учредителями (участниками).
Остатки на субсчёте 84.3 «Нераспределённая прибыль в обращении» — единственный источник для расходов, не относящихся на финансовый результат в следующем (2005) году.
Отчисления на благотворительность и выплаты социального характера в бухгалтерском учёте относятся на субсчёт 91.2 (ПБУ 10/99 «Расходы организации»).
В налоговом учёте данные выплаты не принимаются для целей налогообложения.
В программе «1С» надо создать соответствующие строки в справочнике «Прочие доходы и расходы».
Любые проводки, фиксирующие описанные выше расходы, в корреспонденции с субсчетами счёта 99 будут являться серьёзным нарушением методологии учёта и формирования показателей бухгалтерской отчётности.
Письмо Минфина России от 01.12.04 № 03-03-01-04/1/166
В этом письме работники Минфина существенно дополнили своё прежнее мнение, заявив, что «замена отдельных элементов компьютера на новые по причине их морального износа не может рассматриваться как ремонт компьютера и является его модернизацией»
.
Чтобы снизить налоговые риски при учёте расходов на данные работы, надо внимательно оформлять первичные документы. Необходимо написать на имя директора фирмы служебную записку, сообщив в ней о выходе из строя детали, которую по этой причине требуется заменить. Руководитель должен завизировать этот документ, распорядившись провести ремонт. Надо следить, чтобы в первичных документах нигде не употреблялось слово «модернизация», а речь шла лишь о ремонтных работах.
Исправление ошибок в учёте
В утверждённую и сданную бухгалтерскую отчётность поправки вносить не надо. Ошибки исправляют в текущем отчётном периоде. При этом следует начислить постоянное налоговое обязательство (актив) – ПНО.
Порядок отражения в бухгалтерском учёте выявленных ошибок указан в двух письмах Минфина России: от 20.10.04 № 07-05-13/10 и от 10.12.04 № 07-05-14/328.
Если ошибка обнаружена, пока отчётность ещё не сдана, то исправительные проводки делают от даты последнего дня отчётного периода:
по кредиту 91.1 – занижение доходов и завышение расходов;
по дебету 91.2 – завышение доходов и занижение расходов.
Приведём два примера.
1. Не была отражена реализация услуг на сумму 100 000 руб. без НДС:
Дебет 62.1 Кредит 91.1
— 100 000 руб. — отражена неучтённая выручка;
Дебет 62.1 Кредит 68.2
— 18 000 руб. – доначислена сумма НДС;
Дебет 91.9 Кредит 99.1
— 100 000 руб. – списана на финансовые результаты выявленная прибыль;
Дебет 68.4.2 Кредит 99.2.3
— 24 000 руб. (100 000 руб. х 24 %) – отражён постоянный налоговый актив.
2. В себестоимость произведённой продукции не были включены материалы на сумму 20 000 руб.:
Дебет 91.2 Кредит 10.1
— 20 000 руб. – отражена стоимость не списанных на себестоимость материалов;
Дебет 99.1 Кредит 91.9
— 20 000 руб. – списан на финансовые результаты выявленный убыток;
Дебет 99.2.3 Кредит 68.4.2
— 4 800 руб. (20 000 руб. х 24 %) – отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО).
ПНО (актив) возникает из-за того, что изменения в утверждённую и сданную бухгалтерскую отчётность
вносить не надо, ошибки исправляют в текущем отчётном периоде.
А вот на ошибки, выявленные в налоговой отчётности
, необходимо подать исправленные налоговые декларации за период, в котором ошибки были допущены. В нашем примере – декларацию по налогу на прибыль и декларацию по налогу на добавленную стоимость.
Использование «активных» и «пассивных» субсчетов
Бухгалтерский учёт обязательств разрешается вести в суммах, округлённых до целых рублей (п. 25 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ).
Разницы, возникающие при округлении, относят на финансовые результаты по счёту 91. Дебеторскую задолженность – по субсчёту 91.2 «Прочие расходы», а кредиторскую – по субсчёту 91.1 «Прочие доходы».
Субсчёт 91.1 «Прочие доходы» может иметь только кредитовые обороты, а субсчёт 91.2 «Прочие расходы» используется в проводках только по дебету.
Любые суммы, ошибочно отражённые по дебету счёта 91.1 или кредиту счёта 91.2, в программах «1С» не будут списаны в автоматическом режиме и отнесены на финансовые результаты, а навсегда «зависнут» на субсчетах счёта 91.
Это приведёт к искажению показателей отчётности.
Ошибки, связанные с нарушением порядка формирования и проведения документов
Чтобы в автоматическом режиме правильно формировались проводки, связанные с применением ПБУ 18/02, операции по закрытию месяца необходимо выполнять в несколько этапов, в строго определённой последовательности.
На рис. 4, 5 и 6 проиллюстрирован порядок закрытия месяца, если в организации выбран элемент учётной политики «Применять ПБУ 18/02» (меню Сервис → Учётная политика
).
Если ПБУ 18/02 не применяется, то закрытие месяца проводится в два этапа – «Закрытие месяца» в бухгалтерском учёте и «Регламентные операции по налоговому учёту» в налоговом учёте. Расскажем, как это делается.
Рис. 4
1. Проводим документ (меню Документы
) «Закрытие месяца», установив все флажки, кроме четырёх последних (рис. 4).
На этой стадии определяется финансовый результат по правилам бухгалтерского учёта (прибыль или убыток), списываемый с дебета (кредита) счетов 90.9 и 91.9 в кредит (дебет) счёта 99.1 «Прибыли и убытки».
2. Проводим документ (меню Налоговый учёт
) «Регламентные операции по налоговому учёту» от той же даты со всеми установленными флажками, кроме последнего (рис. 5). При этом определяется налоговая база по правилам налогового учёта.
После проведении этого документа могут быть выявлены постоянные и временные разницы между налоговой базой по налогу на прибыль и бухгалтерским финансовым результатом.
3. Проводим ещё один документ «Закрытие месяца» от той же даты (в нашем примере — от 31 декабря отчётного года), установив флажки только в позициях, соответствующих операциям по ПБУ 18/02 (рис. 6).
При применении ПБУ 18/02 признаются, погашаются и списываются отложенные и постоянные налоговые активы и обязательства, за счёт чего формируемый по кредиту субсчёта 68.4.2 текущий налог на прибыль приобретает значение, равное рассчитанному в декларации по налогу на прибыль, т. е. в налоговом учёте.
Рис. 5 »
Рис. 6
Приведённая выше последовательность действий соответствует ежемесячно проводимой операции по закрытию месяца в течение отчётного года.
В конце каждого года необходимо завершающими проводками осуществить реформацию баланса и закрытие текущего налогового периода.
Реформация баланса, или процесс закрытия субсчетов счетов 90 и 91 и субсчетов счёта 99, происходит в программах «1С» при проведении документа «Закрытие месяца» от 31 декабря. Таким образом, один раз в конце года необходимо выполнить ещё два действия.
4. Проводим третий документ «Закрытие месяца» от 31 декабря отчётного года, установив только один флажок у операции «Реформация баланса».
5. Проводим второй документ «Регламентные операции по налоговому учёту» от 31 декабря отчётного года, также установив только один флажок у операции «Закрытие счетов налогового учёта».
Как эффективнее работать с программами «1С»
На предприятиях не всегда полностью используются возможности автоматизации учёта. Для оптимизации ведения учёта можно порекомендовать применять групповой ввод в эксплуатацию ОС (рис. 7) и заполнение регламентированной отчётности по ЕСН, ОПС, ФСС по внешним данным из программы «1С:Зарплата и Кадры».
Рис. 7 »
Групповой ввод в эксплуатацию
Применяется, когда покупают несколько одинаковых объектов основных средств. При заполнении документа «Ввод в эксплуатацию ОС» в справочник ОС вводится столько элементов, сколько их перечислено в накладной, каждый со своим инвентарным номером, но при этом у них должны быть одинаковые названия. Это удобно делать копированием строки.
Затем один из них выбирается в документ «Ввод в эксплуатацию», а по кнопке «Заполнить» в документ попадают все. На них один раз заполняются все данные.
При проведении этого документа перечисленные в нем основные средства введутся в эксплуатацию индивидуально.
Заполнение регламентированной отчётности по внешним данным
Данные передаются из внешней программы, в частности из программы «1С:Зарплата и Кадры», в бухгалтерскую – «1С:Бухгалтерию». В программе «1С:Зарплата и Кадры» в разделе «Отчёты, Налоговая отчётность, Расчёт авансовых платежей по ЕСН» надо по кнопке Выгрузить
создать папку (например на диске С или на рабочем столе) для выгрузки отчётности и нажать Выбрать
(рис. 8).
Рис. 8 »
В созданную папку выгрузятся все данные для регламентированной отчётности по ЕСН, ОПС и ФСС. Затем в «1С:Бухгалтерии 7.7» в разделе «Регламентированная отчётность в отчётах по ЕСН, ОПС и ФСС» надо поставить галочку в маленьком окошке «Загрузка по внешним данным». При нажатии кнопки Заполнить
— выбрать пункт По данным другой типовой конфигурации
. Далее осталось найти папку, созданную для выгрузки данных, и выбрать её. Отчёт сразу заполнится.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Патрушина С.М. Информационные системы в бухгалтерском учете: Учебное пособие. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Сущность и понятие информационной системы. Особенности бухгалтерских информационных систем. Требования к программному обеспечению и процесс разработки информационной системы. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета ООО "Уралконфи".
курсовая работа , добавлен 14.03.2012
Сущность и содержание бухгалтерского учета. Классификация, области применения и реализации информационных систем. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета. Сравнительный анализ информационных систем базы данных "1С: Бухгалтерия".
дипломная работа , добавлен 31.12.2017
Программы комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Развитие современных бухгалтерских информационных систем. Работа с территориально-распределенными информационными базами. Стандартные бухгалтерские отчеты. Составление оборотно-сальдовой ведомости.
реферат , добавлен 31.05.2012
Особенности бухгалтерских информационных систем. Характеристика программ автоматизации бухгалтерского учета. Требования к программам автоматизированного учета материальных ценностей на складе. Проведение инвентаризации материальных ценностей на складе.
курсовая работа , добавлен 21.02.2011
Характеристика программ для ведения бухгалтерского учета. Разработка и реализация конфигурации для ведения бухгалтерского учета в компании, занимающейся внешнеэкономической деятельностью: функции, требования к пользователю, программному обеспечению.
дипломная работа , добавлен 17.07.2009
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии, понятие информационной системы, структура бухгалтерских информационных систем и этапы автоматизации. Оценка программного обеспечения, применяемого на предприятии, и выявление объектов автоматизации.
курсовая работа , добавлен 13.09.2010
Сущность автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета и экономического анализа и их роль в управлении экономическими объектами. Программное обеспечение и его классификация. Бухгалтерские программы для составления финансовой отчетности.
реферат , добавлен 07.08.2016
Основы автоматизации методов бухгалтерского учета. Экономическая характеристика и анализ финансового состояния организации. Организация учета. Документация и инвентаризация. Счета и двойная запись. Бухгалтерские регистры и отчетность в "1С:Предприятие".
дипломная работа , добавлен 25.05.2010