Порядок проведения инвентаризации в автономном учреждении. Инвентаризация финансовых обязательств в бюджетном учреждении Инвентаризация в казенном учреждении год

Т. Обухова

эксперт журнала «Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение»

Перед составлением годовых отчетных форм казенные учреждения должны провести инвентаризацию активов и обязательств. Это требование установлено п. 7 Инструкции № 191н . Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается субъектом в учетной политике (п. 6 Инструкции № 157н). Казенные учреждения, входящие в систему силовых министерств и ведомств, в большинстве своем прописывают в учетной политике порядок проведения инвентаризации, руководствуясь ведомственным нормативным актом, регулирующим его. В рамках этой статьи мы не будем акцентировать внимание на том, в каком порядке проходит инвентаризация, а поговорим об оформлении результатов инвентаризации и их отражении в бюджетном учете.

Итак, учреждение готовится к составлению годовых отчетных бухгалтерских форм. Приказом (распоряжением) руководителя учреждения утверждаются период проведения инвентаризации, объекты проверки, члены и председатель инвентаризационной группы. Инвентаризация проводится в установленные приказом (распоряжением) руководителя учреждения сроки. На момент составления годовых отчетных бухгалтерских форм необходимо:

1) наличие надлежащим образом оформленных инвентаризационных описей;

2) наличие надлежащим образом оформленного акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835);

3) наличие оформленной в соответствии с требованиями законодательства РФ ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) (при наличии расхождений между фактическими данными и данными бухгалтерского учета);

4) наличие протокола собрания комиссии по инвентаризации;

5) отражение результатов инвентаризации на счетах бюджетного учета и в отчетности.

Для справки

На сайте Минфина размещен проект, который вносит изменения в Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. После того, как проект приобретет статус нормативного акта, данные методические указания не будут применяться казенными учреждениями.

Инвентаризационные описи

Формы инвентаризационных описей и порядок их заполнения утверждены Приказом Минфина РФ № 52н . Казенные учреждения при проведении инвентаризации чаще всего используют следующие инвентаризационные описи.

Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082). В этой описи указываются наименование подразделения ЦБ РФ, номер счета, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации. В случае если у учреждения имеется счет, открытый в кредитной организации в иностранной валюте, фиксируется курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и приводится остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. В инвентаризационной описи должны быть:

– запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками;

– подписи всех членов комиссии учреждения, осуществляющих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. В ней отражаются:

– наименование и код бланков строгой отчетности;

– единица измерения;

– сведения о фактическом наличии (цена, количество);

– подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию;

– расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступающие под ответственность МОЛ, оприходованы.

Инвентаризационная опись по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087). В описи путем сопоставления фактического наличия объекта учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Инвентаризационная опись (ф. 0504087) составляется комиссией учреждения по материально ответственным лицам. В ней указываются:

– место проведения инвентаризации;

– расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и никаких неоприходованных или списанных в расход ценностей не имеется;

– наименование и код объекта учета;

– инвентарный номер;

– единица измерения;

– сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество);

– сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);

– сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам – количество и сумма);

Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088). Данная опись формируется комиссией учреждения и отражает:

– сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);

– сведения по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;

– номера последних приходного и расходного кассовых ордеров;

– подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию.

Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Эта инвентаризационная опись формируется комиссией учреждения и включает:

– сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;

– наименование дебитора (кредитора);

– данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) (отражаются по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность);

– номер счета бюджетного учета;

– общую сумму задолженности по данным бюджетного учета (в том числе подтвержденную и не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности);

– подписи председателя и членов комиссии, осуществляющих инвентаризацию.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835)

После того, как члены комиссии провели инвентаризацию активов и обязательств на основании оформленных надлежащим образом инвентаризационных описей, составляется акт о результатах инвентаризации. В нем отражается, что было установлено по результатам инвентаризации:

– соответствие данных бюджетного учета и фактических данных;

– расхождение между данными бюджетного учета и фактическими данными (недостачи или излишки объектов нефинансовых активов, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности).

В случае если в ходе инвентаризации были выявлены отклонения между фактическими показателями и данными бюджетного учета, составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В этом документе фиксируются установленные расхождения с данными бюджетного учета.

Протокол заседания инвентаризационной комиссии

По результатам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии, итоги которого оформляются протоколом. Его форма не установлена, поэтому он составляется в произвольном виде. В протоколе указываются все данные о проведенной инвентаризации. В частности, в нем фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки активов и обязательств учреждения. Составление протокола не является обязательным (за исключением случаев, когда составление протокола установлено ведомственным нормативным актом).

Отражение результатов инвентаризации

Расхождения между фактическими данными и данными бюджетного учета, выявленные в ходе проведения инвентаризации, подлежат отражению в учете.

Излишки, выявленные в ходе проведения инвентаризации. Пунктом 31 Инструкции № 157н определено, что неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризации активов, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной для целей ведения бухгалтерского учета на дату принятия к бухгалтерскому учету. Неучтенные объекты финансовых активов (например, излишки денег, обнаруженные в кассе учреждения) принимаются к учету по фактическому номиналу.

Соответственно, перед составлением годовых отчетных форм необходимо:

– правильно определить текущую оценочную стоимость объектов нефинансовых активов, выявленных в ходе инвентаризации (излишков);

– верно отразить в учете факты неучтенных объектов нефинансовых и финансовых активов.

Напомним, что понятие «текущая оценочная стоимость» установлено п. 25 Инструкции № 157н. Так, под текущей оценочной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату их принятия к учету. Способы определения такой стоимости предусмотрены тем же пунктом. В нем сказано, что текущая оценочная стоимость в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально, а в случае невозможности документального подтверждения – экспертным путем.

При определении текущей оценочной стоимости в целях принятия к бухгалтерскому учету объекта нефинансовых активов комиссией по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе, используются данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения (в том числе заключения экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

По активам учреждения, не имеющим аналогов и не являющимся предметами договоров купли-продажи, по которым информация о стоимости изготовления отсутствует, следует применять (Письмо Минфина РФ от 11.02.2016 № 02-07-10/7458):

– условную оценку «один объект – 1 руб.»;

– страховую сумму, определенную договором страхования, в пределах которой страховщик при наступлении страхового случая обязуется выплатить страховое возмещение по договору имущественного страхования (в случае коллекционной, исторической и научной значимости объектов, принимаемых к учету).

На счетах бухгалтерского учета выявленные при проведении инвентаризации неучтенные объекты нефинансовых активов, а также излишки денежных средств и денежных документов отражаются следующим образом:

Недостачи, выявленные в ходе проведения инвентаризации. В процессе проведения инвентаризации могут быть выявлены недостачи объектов нефинансовых и финансовых активов. При определении размера ущерба, причиненного недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба согласно положениям п. 220 Инструкции № 157н. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.

На суммы недостач, хищений, потерь от порчи, иного ущерба, не признанного виновными лицами к возмещению, оформленные в установленном порядке материалы передаются для предъявления гражданского иска либо возбуждения в установленном порядке уголовного дела. При получении решения суда суммы предъявленного к возмещению ущерба уточняются в соответствии с решением суда, исполнительным листом либо по иным основаниям согласно законодательству РФ.

Учет задолженности дебиторов по ущербу и иным доходам в иностранной валюте одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату начисления задолженности (признания доходов).

Недостача имущества отражается в бюджетном учете на соответствующих аналитических счетах счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам», при этом совершаются следующие записи:


Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей объектов нефинансовых активов, в том числе:
– основных средств
– нематериальных активов
– материальных запасов
Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей финансовых активов в кассе, в том числе:
– денежных средств
– денежных документов и иных финансовых активов
Списаны объекты нефинансовых активов по причине их утраты (хищения), выявленной в ходе проведения инвентаризации, в том числе:
– основных средств
– нематериальных активов
– материальных запасов
Списаны потери продуктов в объеме норм естественной убыли
Списаны потери, недостачи материальных запасов в пределах установленных норм естественной убыли
Списаны денежные документы, иные финансовые активы, недостача которых обнаружена в ходе инвентаризации

Списание сумм дебиторской и кредиторской задолженности. При проведении инвентаризации расчетов нередко выявляются факты дебиторской и кредиторской задолженности. При этом в ходе инвентаризации важно выявить причины образования такой задолженности и возможность ее погашения. Поэтому в ходе проведения инвентаризации:

– составляются акты сверки расчетов с контрагентами и выверяются расчеты с ними;

– делается анализ сумм дебиторской и (или) кредиторской задолженности, выявленной в учреждении на отчетную дату;

– проверяется правильность оформления операций по списанию сумм задолженности со счетов бухгалтерского учета, забалансовых счетов;

– проверяется соблюдение учреждением методологии учета при совершении операций по списанию сумм задолженности.

Напомним, что по правилам бюджетного учета списанию с баланса учреждения подлежат нереальная к взысканию задолженность неплатежеспособных дебиторов и задолженность, по которой отсутствуют требования кредиторов. Списание задолженности со счетов бюджетного учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности, истечение срока исковой давности.

По мнению Минфина, изложенному в Письме от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, если в отношении дебиторской задолженности не выполняются критерии отнесения ее к активам , в соответствии с решением комиссии о списании данной задолженности с балансового учета ее учет осуществляется на забалансовом счете. Указанное решение принимается с учетом:

– сведений, выявленных в ходе инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;

– документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.

Если по итогам проведения инвентаризации будет выявлена дебиторская задолженность, нереальная к взысканию, такая задолженность списывается со счетов бухгалтерского учета следующими записями:

Дальнейший учет такой задолженности ведется на забалансвом счете 04 (п. 339 Инструкции № 157н). На этом счете она учитывается в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

Также по результатам проведения инвентаризации может быть выявлена кредиторская задолженность, подлежащая списанию со счетов бюджетного учета. Основаниями для списания такой задолженности являются:

– истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

– прекращение обязательства в связи с невозможностью его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

– прекращение обязательства по акту государственного органа (ст. 417 ГК РФ).

Операции по списанию кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражаются так:

Учет сумм не предъявленных кредиторами требований, вытекающих из условий договора, контракта, в том числе сумм кредиторской задолженности, не подтвержденных по результатам инвентаризации кредитором (далее – задолженность учреждения, не востребованная кредиторами), ведется на забалансовом счете 20 (п. 371 Инструкции № 157н). Списание задолженности, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для бюджетных учреждений, если иное не предусмотрено бюджетным законодательством РФ, актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

В завершение статьи отметим, что со следующего года начинает применяться Федеральный стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н. В разделе VIII данного стандарта установлены основные требования к инвентаризации активов и обязательств. Из положений этого раздела следует, что инвентаризация проводится для обеспечения достоверности данных учета и составления отчетности. Инвентаризация активов и обязательств осуществляется по основаниям, в сроки и порядке, которые предусмотрены субъектом учета в рамках формирования учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным. Такие случаи обозначены в п. 81 данного стандарта.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того периода, в котором она была закончена. Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, показываются в данной отчетности.

Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Понятие актива дано в Федеральном стандарте «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

Активы и обязательства автономных учреждений подлежат инвентаризации (ст. 11 Закона о бухгалтерском учете ). Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается самим автономным учреждением в рамках формирования учетной политики, с учетом положений законодательства РФ (п. 6, 20 Инструкции № 157н ).

Рассмотрим некоторые вопросы, возникающие у бухгалтеров в ходе проведения инвентаризации.

Какими нормативными правовыми актами РФ может воспользоваться автономное учреждение при разработке порядка проведения инвентаризации, а также при ее проведении?

В настоящее время автономные учреждения вправе руководствоваться Методическими указаниями по проведению инвентаризации, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания № 49), в части, не противоречащей положениям Закона о бухгалтерском учете (Письмо Минфина РФ от 27.11.2015 № 02-06-10/69491).

Но в то же время на сайте Минфина размещен проект его приказа «О внесении изменений в Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49». Данным проектом предусматривается исключить положение, согласно которому учреждения государственного сектора могли применять положения Методических указаний № 49.

Таким образом, если данный приказ с названными изменениями утвердят в 2017 году и введут его действие с этого года, автономным учреждениям остается руководствоваться при проведении инвентаризации в 2017 году только собственным положением, установленным им в рамках формирования учетной политики.

Обратите внимание:

С 2018 года будет применяться Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденный Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н (далее – Стандарт № 256н). В частности, основные требования к инвентаризации активов и обязательств прописаны в ч. VIII данного документа.

Обязательно ли проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности?

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами (п. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете).

В частности, п. 20 Инструкции № 157н определено, что проведение инвентаризации обязательно:

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при передаче имущества организации в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или иными нормативными правовыми актами РФ.

Согласно п. 1.5 Методических указаний № 49 проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

Таким образом, проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности обязательно, а вот ее сроки, состав и другие особенности проведения учреждение вправе установить самостоятельно.

К сведению:

Часть VIII Стандарта № 256н об особенностях проведения инвентаризации повторяет положения п. 20 Инструкции № 157н.

Какие формы бланков предусмотрены для проведения инвентаризации и оформления ее результатов автономными учреждениями?

Для проведения инвентаризации в автономных учреждениях применяются следующие формы бланков, утвержденные Приказом № 52н :

Номер формы	Наименование формы
	Акт о результатах инвентаризации
	Инвентаризационная опись ценных бумаг
	Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств
	Инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам)
	Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах
	Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям
	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
	Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов
	Инвентаризационная опись наличных денежных средств
	Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
	Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям
	Ведомость расхождений по результатам инвентаризации

В приложении 5 к Приказу № 52н приведены методические указания по заполнению перечисленных документов.

Обратите внимание:

Согласно п. 20 Инструкции № 157н результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.

При проведении годовой инвентаризации ее результаты отражаются в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Можно ли формировать и заполнять инвентаризационные описи с помощью компьютера?

Приказом № 52н установлено, что регистры бухучета составляются:

в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью;
и (или) на бумажном носителе в случае:

отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов;
если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

Пункт 2.9 Методических указаний № 49 также допускает заполнение инвентаризационных описей и с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, и вручную.

Надо ли проводить инвентаризацию при смене материально ответственного лица только на период отсутствия работника учреждения, например, несколько месяцев?

По мнению Минфина, проведение инвентаризации при смене материально ответственного лица на период временного отсутствия одного из работников можно не осуществлять в случае заключения учреждением письменных договоров с материально ответственными лицами о коллективной (бригадной) материальной ответственности за вверенное им имущество (Письмо от 02.06.2017 № 02-06-10/34524).

Специалисты финансового ведомства, отвечая на данный вопрос, рассуждали следующим образом. Инструкцией № 157н предусмотрено, что при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел) проведение инвентаризации обязательно.

Случаи полной материальной ответственности работников, порядок заключения письменных договоров о полной материальной ответственности работников, порядок взыскания причиненного ущерба, коллективная (бригадная) материальная ответственность за причинение ущерба и другие положения о материальной ответственности установлены ТК РФ.

Материальная ответственность работника возникает с момента подписания договора о полной материальной ответственности и распространяется на все время работы с вверенным работнику имуществом, если иное не предусмотрено указанным договором.

При этом индивидуальные договоры о полной материальной ответственности, а также договоры о коллективной (бригадной) материальной ответственности заключаются только с работниками определенных категорий, указанных в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденном Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.

При возложении материальной ответственности на время отсутствия материально ответственного лица на иного работника необходимо производить инвентаризацию материальных ценностей, проводимую на дату приемки-передачи дел.

Возможно ли проведение инвентаризации имущества путем видео-, фотофиксации в режиме реального времени с присутствием членов комиссии?

Данная ситуация была рассмотрена Минфином в Письме от 23.12.2016 № 02-07-10/77499, в котором приведены следующие разъяснения. По мнению финансового ведомства, проведение инвентаризации имущества путем видео-, фотофиксации фактического наличия или отсутствия имущества в режиме реального времени с присутствием отдельных членов комиссии по месту нахождения упомянутого имущества не препятствует достижению установленных в Методических указаниях № 49 целей инвентаризации и может быть предусмотрена учетной политикой субъекта учета.

В частности, соблюдаются условия проведения инвентаризации имущества по его местонахождению (п. 1.3 Методических указаний № 49) с возможностью визуального осмотра объекта всеми членами комиссии, установленного п. 2.3 Методических указаний № 49.

При этом, несмотря на объемы работ, а также объемы экономии бюджетных средств от проведения инвентаризации имущества путем видео-, фотофиксации фактического наличия или отсутствия имущества в режиме реального времени с присутствием отдельных членов комиссии по месту нахождения упомянутого имущества, Минфин считает необходимым осуществлять (с определенной периодичностью) выездные проверки по месту нахождения имущества в полном составе комиссии.

Должен ли бухгалтер входить в состав инвентаризационной комиссии?

Сотрудники Минфина рассмотрели вопрос о включении бухгалтера учреждения в состав комиссии по проведению инвентаризации финансовых активов и обязательств, нефинансовых активов и выразили следующее мнение.

Участие работников бухгалтерской службы в инвентаризационной комиссии, наделенной полномочиями по инвентаризации финансовых активов и обязательств, является обязательным. Участие бухгалтерской службы в работе комиссии по инвентаризации нефинансовых активов должно обеспечивать предоставление информации, необходимой для проведения инвентаризации (Письмо Минфина РФ от 27.11.2014 № 02-06-10/60461).

Как отразить выявленные в ходе инвентаризации излишки нефинансовых активов?

Неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные при проведении проверок и (или) инвентаризаций активов, принимаются к учету по их текущей оценочной стоимости, установленной на дату принятия к бухгалтерскому учету (п. 31 Инструкции № 157н). Под текущей оценочной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к учету (п. 25 Инструкции № 157н).

Согласно Инструкции № 183н излишки нефинансовых активов, выявленные при проведении инвентаризации, необходимо отразить в учете следующими записями:

При оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, применяется акт о приеме-передаче (ф. 0504101). Таким образом, комиссии по поступлению и выбытию активов необходимо оформить поступление неучтенных объектов нефинансовых активов этим актом.

Обратите внимание:

Доходы в виде стоимости излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, признаются внереализационными доходами в целях обложения налогом на прибыль (п. 20 ст. 250 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 07.08.2013 № 03-03-05/31863).

Пример 1.

Автономным учреждением в результате инвентаризации выявлен неучтенный хозяйственный инвентарь, приобретенный за счет субсидии, полученной на выполнение госзадания. Комиссией по поступлению и выбытию активов текущая оценочная стоимость инвентаря определена в сумме 2 800 руб. Инвентарь не отнесен к особо ценному движимому имуществу. Находящиеся в эксплуатации учреждения объекты основных средств стоимостью до 3 000 руб. включительно, учитываются согласно учетной политике на забалансовом счете 21 по балансовой стоимости.

В бухгалтерском учете данная ситуация будет отражена следующими записями:

Как отразить в бухгалтерском учете возмещение ущерба виновными лицами в натуральной форме и за счет удержаний из заработной платы?

Напомним, что для учета расчетов по суммам выявленных недостач денежных средств, иных ценностей, по суммам потерь от порчи материальных ценностей, других сумм причинного ущерба имуществу учреждения, подлежащих возмещению виновными лицами, предназначен счет 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам» (п. 220 Инструкции № 157н, п. 110 Инструкции № 183н).

При определении размера ущерба, причиненного недостачами, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов.

Инструкцией № 183н предусмотрены следующие бухгалтерские записи для отражения операций по недостачам:


Выявлена недостача нефинансовых активов	0 209 71 000 – 0 209 74 000
Выявлена недостача денежных средств		0 201 34 000, 0 201 21 000, 0 201 27 000
Выявлена недостача денежных документов
Поступление средств от виновных лиц в возмещение причиненного учреждению ущерба	0 201 11 000, 0 201 34 000, 0 201 21 000
Возмещение ущерба виновными лицами в натуральной форме		0 209 71 000 – 0 209 74 000, 0 209 82 000
Возмещение ущерба виновным лицом из заработной платы (иных выплат) на сумму удержаний

* В разрезе аналитических счетов.

Пример 2.

В автономном учреждении по результатам инвентаризации выявлена недостача художественной литературы в количестве 4 шт. на общую сумму по данным бухучета 7 000 руб., комиссией размер ущерба определен в этом же размере. Недостающие издания учитываются в составе библиотечного фонда, приобретены за счет субсидии, полученной на выполнение госзадания, и не относятся к особо ценному имуществу. Виновное лицо возмещает ущерб следующим образом: в натуральном виде – 2 книги на общую сумму 3 000 руб., через удержание из зарплаты на основании письменного заявления – 4 книги на сумму 4 000 руб.

В учете автономному учреждению необходимо сделать следующие записи:

			Сумма, руб.
Начислена задолженность виновного в недостаче лица
Приняты к учету книги, поступившие в порядке возмещения ущерба от виновного лица
Уменьшение задолженности виновного лица перед учреждением
Удержана из зарплаты виновного лица оставшаяся часть суммы ущерба
Уменьшена задолженность виновного лица перед учреждением

* * *

В заключение напомним, что инвентаризации подлежат все имущество автономного учреждения (независимо от его местонахождения) и все виды финансовых обязательств.

Основные цели инвентаризации – выявление фактического наличия имущества, сопоставление его фактического наличия с данными бухгалтерского учета, а также проверка полноты отражения в учете обязательств.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Особенности проведения инвентаризации автономное учреждение вправе установить самостоятельно внутренним нормативным актом.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

О. Заболонкова , эксперт журнала

«Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 11 ноябрь, 2017 год.

Перед составлением годовых отчетных форм казенные учреждения должны провести инвентаризацию активов и обязательств. В рамках статьи рассмотрены вопросы, касающиеся оформления результатов инвентаризации и их отражения в бюджетном учете.

Это требование установлено п. 7 Инструкции № 191н . Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств устанавливается субъектом в учетной политике (п. 6 Инструкции № 157н). Казенные учреждения, входящие в систему силовых министерств и ведомств, в большинстве своем прописывают в учетной политике порядок проведения инвентаризации, руководствуясь ведомственным нормативным актом, регулирующим его. В рамках этой статьи мы не будем акцентировать внимание на том, в каком порядке проходит , а поговорим об оформлении результатов инвентаризации и их отражении в бюджетном учете.

1) наличие надлежащим образом оформленных инвентаризационных описей;

2) наличие надлежащим образом оформленного акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835);

4) наличие протокола собрания комиссии по инвентаризации;

5) отражение результатов инвентаризации на счетах бюджетного учета и в отчетности.

Для справки:

На сайте Минфина размещен проект, который вносит изменения в Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. После того, как проект приобретет статус нормативного акта, данные методические указания не будут применяться казенными учреждениями.

Инвентаризационные описи.

запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками;

подписи всех членов комиссии учреждения, осуществляющих инвентаризацию.

наименование и код бланков строгой отчетности;

единица измерения;

сведения о фактическом наличии (цена, количество);

подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию;

расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступающие под ответственность МОЛ, оприходованы.

место проведения инвентаризации;

расписка (оформляется до начала проведения инвентаризации) о том, что к началу проведения инвентаризации все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и никаких неоприходованных или списанных в расход ценностей не имеется;

наименование и код объекта учета;

инвентарный номер;

единица измерения;

сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество);

сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);

сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и излишкам – количество и сумма);

сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);

сведения по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;

номера последних приходного и расходного кассовых ордеров;

подписи председателя и членов комиссии, проводящих инвентаризацию.

сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;

наименование дебитора (кредитора);

данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) (отражаются по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность);

номер счета бюджетного учета;

общую сумму задолженности по данным бюджетного учета (в том числе подтвержденную и не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности);

подписи председателя и членов комиссии, осуществляющих инвентаризацию.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

соответствие данных бюджетного учета и фактических данных;

расхождение между данными бюджетного учета и фактическими данными (недостачи или излишки объектов нефинансовых активов, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчетности).

Протокол заседания инвентаризационной комиссии.

Отражение результатов инвентаризации.

Соответственно, перед составлением годовых отчетных форм необходимо:

правильно определить текущую оценочную стоимость объектов нефинансовых активов, выявленных в ходе инвентаризации (излишков);

верно отразить в учете факты неучтенных объектов нефинансовых и финансовых активов.

условную оценку «один объект – 1 руб.»;

страховую сумму, определенную договором страхования, в пределах которой страховщик при наступлении страхового случая обязуется выплатить страховое возмещение по договору имущественного страхования (в случае коллекционной, исторической и научной значимости объектов, принимаемых к учету).


Оприходованы неучтенные объекты в составе нефинансовых активов:
– основных средств
– нематериальных активов
– непроизведенных активов
– материальных запасов
Оприходованы в кассу учреждения излишки:
– денежной наличности
– денежных документов


Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей объектов нефинансовых активов, в том числе:
– основных средств
– нематериальных активов
– материальных запасов
Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей финансовых активов в кассе, в том числе:
– денежных средств
– денежных документов и иных финансовых активов
Списаны объекты нефинансовых активов по причине их утраты (хищения), выявленной в ходе проведения инвентаризации, в том числе:
– основных средств
– нематериальных активов
– материальных запасов
Списаны потери продуктов в объеме норм естественной убыли
Списаны потери, недостачи материальных запасов в пределах установленных норм естественной убыли
Списаны денежные документы, иные финансовые активы, недостача которых обнаружена в ходе инвентаризации

составляются акты сверки расчетов с контрагентами и выверяются расчеты с ними;

делается анализ сумм дебиторской и (или) кредиторской задолженности, выявленной в учреждении на отчетную дату;

проверяется правильность оформления операций по списанию сумм задолженности со счетов бухгалтерского учета, забалансовых счетов;

проверяется соблюдение учреждением методологии учета при совершении операций по списанию сумм задолженности.

сведений, выявленных в ходе инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;

документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.

Если по итогам проведения инвентаризации будет выявлена , нереальная к взысканию, такая задолженность списывается со счетов бухгалтерского учета следующими записями:

Дальнейший учет такой задолженности ведется на забалансвом счете (п. 339 Инструкции № 157н). На этом счете она учитывается в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

Также по результатам проведения инвентаризации может быть выявлена , подлежащая списанию со счетов бюджетного учета. Основаниями для списания такой задолженности являются:

истечение срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ);

прекращение обязательства в связи с невозможностью его исполнения (ст. 416 ГК РФ);

прекращение обязательства по акту государственного органа (ст. 417 ГК РФ).

Операции по списанию кредиторской задолженности, не востребованной кредиторами, отражаются так:


Списана кредиторская задолженность по доходам, не востребованная кредиторами
Списана с балансового учета задолженность по принятым к бюджетному учету суммам произведенных подотчетным лицом расходов, не востребованным подотчетными лицами
Списана с балансового учета задолженность по принятым обязательствам, не востребованная кредиторами

В конце 2017 года в нормативно-правовые акты, регулирующие порядок проведения инвентаризации в учреждениях госсектора, были внесены ряд изменений. Основные из них рассмотрим в данной статье.

Нормативно-правовые акты, регулирующие порядок проведения инвентаризации
При проведении инвентаризации государственные учреждения руководствуются:

Инструкцией, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н);
Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ);
приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н);
Методическими указаниями, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Указания № 49).

Стоит отметить, что Минфин России планирует внести изменения в Указания № 49 . В результате данных изменений Указания № 49 больше не будут применяться для учреждений госсектора. Однако данный факт не повлияет на порядок проведения инвентаризации и отражение ее результатов в учете, поскольку порядок проведения инвентаризации устанавливается учетной политикой учреждения.

Изменения в Инструкции № 157н

В то же время, учреждения вправе самостоятельно разработать форму первичного учетного документа и регистра бухгалтерского учета для отражения результатов инвентаризации или дополнить унифицированные. Главным условием в таком случае является наличие обязательных реквизитов первичного документа (регистра), установленных п. 7 Инструкции № 157н и п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ .

Так, для отражения результатов инвентаризации могут применяться:

Инвентаризационные описи (ф.ф. 0504081-0405089, 0504091);
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);
Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Инвентаризация в бюджетных и автономных учреждениях проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Основной целью инвентаризации является выявление фактического наличия имущества, а также проверка полноты отражения в учете обязательств. Фактические остатки имущества (суммы обязательств) организации сверяются с данными, отраженными в бухучете. При выявлении разниц их списывают. Это основная проверочная процедура, которая подтверждает достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности бюджетных учреждений.

Показатели годовой бухгалтерской отчетности бюджетного и автономного учреждения (далее - бюджетные учреждения) должны подтверждаться данными инвентаризации. Это установлено пунктом 9 Инструкции об отчетности (утв. приказом Минфина России № 33н, далее - Инструкция об отчетности). Инвентаризацию проводят для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Основной целью инвентаризации является выявление фактического наличия имущества, а также проверка полноты отражения в учете обязательств. Фактические остатки имущества (суммы обязательств) организации сверяются с данными, отраженными в бухучете. При выявлении разниц их списывают. Это основная проверочная процедура, которая подтверждает достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности. Порядок проведения инвентаризации устанавливается локальным нормативным актом (приказом, распоряжением) учреждения в рамках формирования учетной политики (п. 6 Инструкции (утв. приказом Минфина России № 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению", далее - Инструкция)). При этом в документе оговариваются случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных ситуациях. Отметим, что прежний закон "О бухгалтерском учете" устанавливал перечень случаев, когда инвентаризация должна проводиться в обязательном порядке (ст. 12 Федерального закона 129-ФЗ). Новый закон "О бухгалтерском учете" (Федеральный закон № 402-ФЗ) подобного перечня не содержит.

Законодательству не будет противоречить решение должностных лиц учреждения, в соответствии с которым случаи обязательного проведения инвентаризации будут перечислены в локальном акте (приказе, распоряжении). При этом может быть "продублирован" перечень таких случаев, приведенный в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета (утв. приказом Минфина России № 34н), а также учтены требования вышестоящих организаций по данному вопросу.

Инвентаризацию можно проводить, например:

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности учреждения;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества учреждения;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при передаче имущества учреждения в аренду;
при реорганизации или ликвидации учреждения.

Инвентаризация бывает полная или частичная. При полной инвентаризации проверяют все виды имущества и обязательств учреждения. При частичной - лишь отдельные объекты учета (например только нефинансовые или финансовые активы).

Согласно пункту 20 Инструкции проведение инвентаризации регулируется и "нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации Министерством финансов Российской Федерации" (утв. приказом Минфина России № 157н). К таким актам относят Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее по тексту - Методические указания) (утв. приказом Минфина России № 49). Положения данного документа в полной мере распространяются как на коммерческие компании, так и на бюджетные или автономные учреждения.

В ходе инвентаризации работники учреждения (инвентаризационная комиссия) проверяют фактическое наличие имущества путем его пересчета, взвешивания и обмера. Это делают при обязательном присутствии материально ответственных лиц. Правильность учета обязательств, расходов проверяют на основании бухгалтерских документов.

Результаты инвентаризации оформляют документами, перечисленными в Приложении 1 к Перечню унифицированных форм первичных учетных документов (утв. Приказом Минфина России № 173н). Если те или иные необходимые документы в данном перечне отсутствуют, как например приказ о проведении инвентаризации, учреждение может использовать формы документов, утвержденные Госкомстатом (Росстатом) или предусмотренные Методическими указаниями.

Подготовка к инвентаризации в бюджетных учреждениях

Для проведения инвентаризации в учреждении должна быть создана инвентаризационная комиссия. Ее назначает руководитель организации своим приказом. Для этого документа установлена типовая форма ИНВ-22 (утв. пост. Госкомстата России № 88). Данный приказ может быть также составлен по форме, приведенной в Приложении 1 к Методическим указаниям.

В состав комиссии включают представителей администрации учреждения, работников бухгалтерии, других необходимых специалистов (например инженеров, экономистов, техников). При необходимости в нее могут войти работники службы внутреннего аудита (если таковая есть) или представители аудиторских фирм. Лица, которые не являются сотрудниками учреждения, должны иметь доверенность от учреждения на право участвовать в инвентаризации. При этом отсутствие хотя бы одного из членов комиссии, утвержденного приказом руководителя учреждения в качестве такового, является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Его регистрируют в специальном журнале. Для него также предусмотрена типовая форма ИНВ-23. В нем, в частности, указывают реквизиты приказа о проведении проверки и назначении комиссии, ее состав поименно, виды инвентаризируемого имущества и обязательств.

На основании этих документов комиссия приступает к работе. Прежде всего она должна получить последние на момент проведения проверки приходные и расходные документы по имуществу учреждения. Председатель комиссии их визирует.

Для этого на документах проставляется штамп или делается надпись: "До инвентаризации на "__" ____ 2017 г. (дата)". В соответствии с данными документами бухгалтерия должна определить остатки имущества и обязательств учреждения. Это делают на дату, проставленную руководителем (председателем) комиссии. Бухгалтерия представляет комиссии регистры учета, в которых отражают данные о стоимости имущества и обязательств учреждения на упомянутую дату. В них должна быть отражена стоимость остатков материальных ценностей (суммы задолженностей) на день проведения инвентаризации. На основании этих регистров необходимые данные переносят в соответствующие инвентаризационные описи или акты (графа "По данным бухгалтерского учета").

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие - списаны в расход. Форма подобной расписки законодательством не утверждена. Однако ее текст, как правило, включен в типовые формы актов и описей инвентаризации отдельных видов имущества. Например инвентаризационную опись ценных бумаг (форма по ОКУД 0504081), бланков строгой отчетности и денежных документов (форма по ОКУД 0504086), объектов нефинансовых активов (форма по ОКУД 0504087), наличных денежных средств (форма по ОКУД 0504088). Если в типовой форме инвентаризационной описи для того или иного вида имущества (обязательств) такая расписка не предусмотрена, то учреждение должно составить ее самостоятельно.

По каждому виду имущества или обязательств заполняют свою инвентаризационную опись (сличительную ведомость). Например, по ценным бумагам составляют инвентаризационную опись ценных бумаг, по безналичным денежным средствам - опись остатков на счетах учета денежных средств и т.д. Их заполняют как минимум в двух экземплярах - для бухгалтерии и материально ответственного лица.

Правила оформления описей и исправления ошибок в них

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания и обмера. Количество материальных запасов, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов. Однако комиссия обязана провести выборочную проверку этих ценностей со вскрытием упаковки. Расчет веса или объема материалов, которые хранятся навалом, можно проводить на основании обмеров и технических расчетов. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или лишь по данным бухгалтерского учета без проверки их фактического наличия.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе комиссий (в обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Полученные данные о количестве ценностей учреждения вносят в соответствующую опись. При этом необходимую информацию приводят в тех же единицах измерения, в которых данное имущество числится в бухгалтерском учете (штуках, килограммах, метрах, литрах). Согласно пункту 2.11 Методических указаний по ценностям, находящимся на ответственном хранении, арендованным или полученным для переработки, составляют отдельные описи.

Если официальных бланков для оформления инвентаризации определенных участков бухгалтерского учета нет, то учреждения вправе их разработать самостоятельно. За основу можно взять уже существующие формы.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники, так и ручным способом. В последнем случае их заполняют чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. На последней странице должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших проверку.

На каждой странице описи указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог их количества в натуральных показателях, записанных на данной странице. Все незаполненные строки описи прочеркивают. На последней странице делают отметку о проверке цен и подсчете итогов.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если в описи допущена ошибка, то ее исправляют во всех экземплярах документа. Для этого неправильную запись зачеркивают, а над ней вписывают правильные данные. Использование корректирующих жидкостей (штрихов) не допускается. Исправленные данные должны быть заверены всеми членами комиссии и материально ответственными лицами, которым вверены те или иные ценности. Для этого в описи делают запись "Исправленному верить", под которой ставят необходимые подписи с их расшифровкой.

Если по окончании инвентаризации материально ответственное лицо обнаружило ошибку в описи, оно немедленно (до открытия склада, кладовой, секции) должно сообщить об этом председателю комиссии. В такой ситуации комиссия обязана провести проверку указанного факта. Если ошибка подтверждается, то ее исправляют в вышеуказанном порядке.